Проект как составить: 7 шагов к успешной реализации

7 шагов к успешной реализации

Все процессы, понятия или предметы с чего-то начинаются. Этот момент начала произошел несколько дней или лет назад, и все выглядело по-другому – не так, как сейчас. Смотря, например, на машину, мы понимаем, что в самом начале она не была такой: сначала появилась идея, затем эта идея была донесена другим людям, что вызвало обсуждение; к работе подключились дизайнеры, был запущен процесс сборки и многое другое.

Описанное выше – незначительный пример. Но он отлично объясняет суть – у всего есть начало.

Управление проектами – не исключение. Будучи сложной цепочкой задач и процессов, оно также с чего-то начинается. Этим первым шагом является план проекта.

В этой статье мы поговорим о плане и процессе планирования, а также разъясним моменты, связанные с вопросом «Как создать такой план». Мы выделили 7 шагов.

Что же такое план проекта?

Вы могли заметить, что мы помимо плана упомянули и процесс планирования. Какая между ними разница? Все очень просто.

Планирование – это процесс, обсуждение. Во время него выясняется объем работ, цели и пути, необходимые для их достижения.

План же – это официальный документ, содержащий все решения по планированию, утвержденный объем, затраты. Его главные функции – контроль, оказание содействия общению между участниками и составление графика.

Создавая план проекта, менеджер уже должен обладать ключевыми знаниями и умениями. Это повышает шансы на успешную его реализацию. Кроме того, подготовленный план поможет предвидеть и избежать необязательных ошибок и принятия неверных решений, а также поспособствует экономии времени и уменьшению затрат.

Цели плана проекта

Хорошо подготовленный план должен отвечать на следующие вопросы.

Почему?

Должны быть выяснены причины, почему на проект выделяются средства; какая проблема должна быть решена.

Что?

Вопрос касается работы, которая должна быть выполнена для достижения результата и конечных целей.

Кто?

Вопрос о вовлеченных людях, их ролях и ответственности; о том, как они должны быть организованны.

Когда?

Здесь речь идет о графике/продолжительности проекта.

Как составить план проекта?

Перед тем как заняться составлением, менеджер должен быть осведомлен о большом количестве вопросов, которые будут возникать на протяжении всего проекта, и ответов на них. Каждый вопрос можно выделить отдельно. Но все же лучше определить общие характерные шаблоны и модели. Итак, что же необходимо делать менеджеру для составления плана проекта.

1. Общайтесь

Первым шагом к успеху является общение с командой о целях, участниках, задачах, т.д. Менеджер должен знать, кто и за какую задачу ответственен, о сроках, а также просто обо всем, что происходит в проекте.

Стоит добавить, что общение – это не только первый шаг. Общаться стоит на протяжении всего проекта – это ключ к успеху.

2. Определите участников и цели

Определение всех участников проекта иногда вызывает сложности: их может быть очень много. Более того, они прямо или косвенно, в большей или меньшей степени могут оказывать влияние на проект. Именно поэтому важно определить всех тех, кто напрямую влияет на составление плана и серьезно отнестись к их пожеланиям.

Кто может быть участником проекта:

• Заказчик – человек, непосредственно финансирующий и утверждающий работу;
• Менеджер проекта – человек, занимающийся планированием с последующим созданием, исполнением и контролем над проектом;
• Команда проекта, которая создает конечный продукт. Члены команды участвуют во многих важных процессах, среди которых разработка, обеспечение качества, работа над дизайном и т.д. Как правило, они не утверждают проект;
• Конечный пользователь;
• Другие. В этот список могут входить самые разнообразные люди: риск-аналитики, специалисты по снабжению и т.д.

Что можно сделать на этой стадии? Проведите интервью с ключевыми участниками. Так вы поймете, какие требования ставятся, и какие цели стоит достигнуть. Наиболее эффективным способом достижения целей является SMART методика постановки целей.

Проведение интервью также позволяет менеджеру осознать, какую проблему решает проект, и почему вообще он финансируется.

Это наш почему вопрос.

3. Определите весь объем работ

Несомненно, самая важная часть любого планирования. Все ключевые моменты выделяются и обсуждаются здесь: обоснование, описание продукта, критерии соответствия, цели и результаты, ограничения, предположения, стоимостная оценка и некоторые другие. Все участники проекта должны прийти к полному пониманию и соглашению на этой стадии. Как только обсуждение заканчивается, все важное заносится в документ, в котором фиксируются описание содержания и объема проекта.

На этой стадии также уменьшаются риски недопонимания, которые могут привести к неконтролируемому расширению масштабов проекта.

Это наш что вопрос.

4. Определите роли и ответственности

Одна из важнейших задач менеджера – распределение задач между членами команды. Они должны знать свои роли и сферу ответственности. И, конечно же, не следует забывать, что команды – это сформированные единицы с определенным числом участников.

Это наш кто вопрос.

5. Составьте график проекта

Этот пункт – непосредственное продолжение предыдущего. Как только роли и ответственность будут распределены, следующим шагом будет установление продолжительности работы для каждого ресурса с датами начала/окончания.

Это наш когда вопрос.

На этой же стадии менеджер устанавливает ключевые события, критический путь – в общем, имеет дело с графиком выполнения работ.

Какой же инструмент для работы с проектом выбрать?

6. Визуализируйте план проекта при помощи диаграммы Ганта

Заметим, что некоторые люди, говоря о графике, подразумевают весь проект. Это не совсем так. Визуализированный график – это всего лишь часть планирования и плана как такового. Весь проект представляет собой более сложную структуру.

Воспользуйтесь GanttPRO – онлайн инструментом для планирования проектов. С его помощью менеджер может:

• Создавать и распределять задачи;
• Устанавливать их продолжительность с датами начала и окончания.
• Устанавливать зависимости между задачами. Менеджер следит за всеми событиями и знает, когда завершающаяся задача дает начало следующей;
• Следить за прогрессом отдельно взятых событий и проекта в целом;
• Определять ресурсы, необходимые для выполнения задач;
• Устанавливать стоимость ресурсов;
• Взаимодействовать с членами команды и просматривать все сделанные ими изменения;
• Следить за ключевыми событиями;
• Визуализировать критический путь – наиболее короткий промежуток времени, необходимый для завершения проекта.

С диаграммами Ганта GanttPRO легко управлять процессами планирования и составлять проект.

7. Управляйте рисками

Все стадии проекта могут подвергаться рискам. Поэтому управление ими – один из важнейших моментов в планировании.

Опытный менеджер способен не только оценивать и предвидеть такие ситуации, но и создавать план со способами их решения. Команда, в свою очередь, также должна знать, как реагировать на любые перемены.

Какие риски могут возникнуть?

• Оптимистичные ожидания о времени и затратах;
• Плохо обозначенные требования и пожелания;
• Плохо обозначенные роли и ответственности;
• Перемены в требованиях;
• Новые требования;
• Сокращение бюджета;
• Плохое взаимодействие.

Подытожим

Идентичных проектов не существует. Один может быть отлично реализован без рисков и перенесенных сроков. Другой может провалиться, даже если в нем будут те же участники, затраты, график и цели. Риски и перемены в проекте неизбежны. Но все же облегчить само планирование и составить план помогут грамотно распланированные объем работ, график, оцененные риски и отличная командная работа. В таком случае даже трудные проекты могут приносить удовольствие.

А у вас есть опыт планирования проектов?

План проекта – как составить, этапы и примеры

Планирование проекта – это непрерывный, уточняемый на протяжении всего жизненного цикла процесс, в ходе которого определяется лучший способ достижения поставленных целей и задач с учётом текущей и меняющейся ситуации. Грамотный план проекта, учитывающий специфику продукта, особенности и тенденции рынка, предпочтения потребителей, риски и другие факторы, позволяет избежать неэффективных трат ещё на стадии замысла и разработки. Такое планирование не всегда обеспечивает положительные результаты, но даже отрицательные выводы приносят большую пользу.

Содержание статьи

Первая задача написания плана реализации проекта – дать непосредственный толчок к запуску проектного процесса. План проекта должен убедить принимающих решения лиц в том, что замысел рентабелен, что его реализация будет соответствовать ожиданиям, срокам, бюджету и т. д. Если разработка будет неубедительна ещё на уровне плана, проект может не выйти за пределы начального этапа. И наоборот – успешный план сразу формирует репутацию руководителя проекта и даёт прочные основания для запуска реализации процесса.

Составление плана проекта

Составление плана проекта происходит по стандартной общей схеме, но содержание документа всегда уникально, поскольку уникально сочетание характеристик продукта и условий его внедрения. План исполнения проекта включает руководство к действию для всей проектной группы и даёт указание:

• по объёму работ,
• по приоритету,
• по выбору методик управления,
• по нормам качества,
• по форме поддержания связи с заинтересованными лицами,
• по критериям измерения производительности и др.

Чек-лист по основным категориям позволяет, как составить план, в котором составляющие согласованы между собой, так и не пропустить значимых параметров проектного управления. Грамотный план будет состоять из следующих разделов.

1. Предыстория проекта.
2. Задачи и цели.
3. Масштаб.
4. Границы (ограничения).
5. Предположения (допущения).
6. Влияния и зависимости.
7. Риски и проблемы.
8. Стратегии и методики.
9. Средства и способы контроля времени, ресурсов, качества, масштаба.
10. Коммуникации.
11. График поставок.
12. Производительность и её измерение.
13. Реализация выгод.

Стандартизированная схема упрощает движение по документу, который при реализации крупных замыслов может занимать сотни листов. Упростить процесс работы с планом позволяет и логический, согласованный, структурированный порядок расположения этапов планирования проекта. Если, например, не задокументировать элементы, которые входят в масштаб, может обнаружиться, что среди участников проекта нет единого понимания, кто и что выпускает. А если не оговорить уровень качества, может оказаться, что достаточное для производителя качество может быть недостаточным для клиента.

Отсутствие должной детализации приводит к ошибкам, но и избыток деталей с многочисленными повторениями мешает пониманию содержания проекта. Поэтому план защиты проекта обычно тестируется на слушателях, не имеющих предварительных знаний о проекте, с привлечением представителей широкой аудитории. Добавленная в план проекта предыстория поможет вписать программу реализации в общий контекст, а глоссарий, расшифровка аббревиатур и технических сокращений позволит легко разобраться в сути проекта любому человеку без привлечения сторонних информационных источников.

Планирование предметной области

Предметной областью здесь называется совокупность продукции и услуг, которые должны производиться в результате завершения проекта. Планирование проекта в части предметной области включает следующие процедуры:

• Анализ состояния на текущий момент.
• Уточнение базовых характеристик проекта.
• Подтверждение критериев успеха и проблем проекта.
• Анализ допущений и ограничений, которые были приняты на первоначальной стадии проекта.
• Определение критериев результатов проекта на промежуточном и финальном этапах.
• Выстраивание структурной декомпозиции данной области.

В процессе проектной жизни элементы, из которых составляется данная область, могут претерпевать изменения. Цели работы и характеристики могут уточняться как при достижении промежуточных результатов, так ещё и на стадии разработки проекта.

Планирование проектного времени

Основные понятия этого параметра: сроки выполнения, продолжительность работ, ключевые даты и др. Согласованная работа участников организовывается на основе календарных планов – проектно-технических документов, которые определяют перечень работ проекта, взаимосвязь между ними, последовательность, сроки, исполнителей и ресурсы. Во время работы над проектом на весь жизненный цикл составляется расписание работ для этапов и уровней управления.

Структурная декомпозиция работ (СДР)

СДР – графическое отображение иерархии проектных работ – первый этап календарного планирования проекта. По сути, СДР – это разделение проекта на такие части, которые нужны и достаточны для планирования и эффективного контроля.

Составление иерархической структуры предполагает соблюдения следующих правил:

1. Исполнение работ верхнего уровня достигается путём исполнения работ нижнего уровня.
2. Родительский процесс может иметь несколько дочерних работ, выполнение которых автоматически завершает родительский процесс. Но для дочерней работы существует только одна родительская.
3. Декомпозиция родительского процесса на дочерние работы производится по единому критерию: либо по привлекаемым ресурсам, либо по видам деятельности, либо по этапам жизненного цикла и др.
4. На каждом уровне должны быть собраны равнозначные дочерние работы. Критериями для выявления их однородности могут, например, выступать объём и время выполненных работ.
5. При построении структуры в целом нужно применять разные критерии декомпозиции на разных иерархических уровнях.
6. Последовательность для критериев декомпозиции выбирается так, чтобы максимально большая часть взаимодействий и зависимостей между работами оказалась на нижних уровнях иерархической структуры. Работы высших уровней – автономны.
7. Декомпозиция работ считается завершённой, если работы нижнего уровня понятны менеджеру и участникам проекта, ясны способы достижения конечного результата и его показатели, однозначно распределена ответственность за выполнение работ.

На основе СДР создаётся список работ проекта. А далее определяется последовательность их выполнения, взаимосвязи с помощью организационно-технологических моделей и продолжительность работ.

Продолжительность работ

Продолжительность работ определяется на основе нормативов, на основе личного опыта (когда существует пример аналогичных работ), на основе расчётных методов планирования проектов. К таким методам относится, например, метод событийного анализа PERT, применяемый при неопределённости в оценке продолжительности операций. Существуют, однако, различные способы управления проектным временем.

PERT

Метод рассматривается как средневзвешенная трёх видов прогнозов: оптимистичного, ожидаемого и пессимистичного. После установления продолжительности по каждому прогнозу (с применением формулы и/или с привлечением экспертов) рассчитывается вероятность каждого из прогнозов. А затем значения каждого из прогнозов и их вероятности перемножаются, а величины складываются.

Сетевая диаграмма

Сетевой диаграммой называется отображение работ и зависимостей между ними в графическом виде. Чаще она представлена в виде графика, вершинами которого становятся проектные работы, а их последовательность и взаимосвязь демонстрируется соединительными стрелками.

Диаграммы Ганта

Это горизонтальная диаграмма с отображением проектных работ в виде отрезков, ориентированных по календарю. Длина отрезка соответствует продолжительности работы, а стрелки между отрезками – взаимосвязь и последовательность работ.

Помимо этого, в каждом проекте обеспечивается оптимизация работ по критерию времени, утверждаются календарные планы. Общая цель методов при планировании проектного времени – сокращение продолжительности проекта без потери качества его составляющих.

Трудовые ресурсы проекта

В этой части планирования сначала определяется объём доступных ресурсов. Это делается путём составления перечня исполнителей, доступности и возможности их участия в проекте.

Затем на каждую работу проекта назначаются исполнители с определением зоны их ответственности. Нередко в календарном плане на уровне распределения трудовых ресурсов возникают противоречия. Тогда производится анализ противоречий и их устранение.

Все эти взаимоотношения рекомендуется отражать в сводном документе, поскольку проговорённая, но незадокументированная информация часто исполнителями не воспринимается как однозначная.

Стоимость проекта

В планировании стоимости проекта можно выделить несколько этапов:

1. На первом этапе определяется стоимость использования ресурсов, каждой проектной работы и проекта в целом. Стоимостью проекта здесь становится совокупность стоимостей ресурсов и выполнения работ. В число учитываемых факторов входят стоимости оборудования (в том числе, – взятого в аренду), труд штатных сотрудников и нанятых по контракту, материалы, перевозки, семинары, конференции, стоимость обучения и др.
2. Второй этап предполагает составление, согласование и утверждение сметы проекта. Смета проекта здесь – это документ, в котором содержится обоснование и расчёт общей стоимости проекта. Производится он, как правило, на основе величины необходимых ресурсов, объёмов работ и др.
3. Третий этап включает составление бюджета проекта, его согласование и утверждение. Бюджет вводит ограничения на ресурсы и составляется в виде:
   • столбчатых диаграмм затрат и кумулятивных затрат,
   • линейных диаграмм кумулятивных затрат, распределённых во времени,
   • круговых диаграмм расходов,
   • календарных графиков и планов,
   • матриц распределения расходов.

При этом управление бюджетными рисками рассматривается в отдельном разделе проектного планирования.

Планирование рисков

В этом разделе описываются процессы, которые связаны с определением, анализом, оценкой рисков и разработкой мер реагирования на них. Риски характеризуются 3-мя параметрами:

• рисковым событием,
• вероятностью наступления рискового события,
• размером потерь, в случае реализации фактора риска.

Простой метод планирования рисков реализовывается с соблюдением следующей последовательности действий:

1. Идентификация рисков. Для этого привлекаются не только эксперты, но и все, кто поможет обнаружить потенциальные уязвимости проекта.
2. Определение вероятности реализации риска. Измерение производится в процентах, долях, баллах и других единицах.
3. Классификация рисков на предмет значимости каждого конкретного риска для проекта и его места в иерархии. Приоритетными считаются те, которые имеют высокую вероятность и значение для проекта в целом.
4. Планирование мер по снижению вероятности наступления каждого отдельного риска с указанием ответственных за это сотрудников.
5. Планирование мер по ликвидации отрицательных последствий в случае реализации риска с назначением ответственных лиц.

План при создании проекта необходимо писать независимо от того, в каком области работает предприятие: от производственных проектов и сферы IT-технологий и до озеленения и работ по благоустройству города. Однако само проектное планирование не «подвешено в воздухе», поскольку его предваряет проектная инициация, а завершает –переход к непосредственному исполнению проекта.

Как отслеживать выполнение

Для отслеживания хода исполнения плана нужно собрать фактическую информацию о выполненных задачах. Этот процесс — первый шаг по контролированию состояния работ. Для этого налаживают обратные связи между исполнителями заданий и руководством. Процесс отслеживания происходит снизу вверх.

Менеджер определяет последовательность сбора данных и периодичность их составления. Главное при этом следить, чтобы фактические данные соответствовали действительности. В зависимости от цели проекта, руководитель назначает определенные показатели для составления отчетов.

Основная информация по итоговым результатам приводится в таблице.

№ п/п	Фактические данные по выполненным задачам	Отслеживаемый показатель
1	Время выполнения задания	Срок реализации намеченных целей
2	Материальные ресурсы	Объем необходимого сырья, материалов для осуществления проекта
3	Финансы	Стоимость работ = денежные затраты на материалы + зарплата + непредвиденные расходы
4	Объем выполненных работ	Процентное выполнение задач по каждой фазе проекта или по трудозатратам
5	Качество	Соответствия работы к требованиям потребителя, заказчика

Наибольшая точность достигается путем детализации выполненных заданий. Отслеживается выполнение каждой конкретной задачи, а затем всего проекта в целом.

Как обеспечить точность планирования

При планировании лучше использовать технологию WBS: Work Breakdown Structur. Суть сводится к разделению общего объема работ на мелкие задачи. Это помогает учесть все нюансы и вовремя скорректировать действия.

Эффективные тактические действия при планировании:

1. Определение исчерпывающего перечня работ и задач (SMART).
2. Распределение ресурсов на каждое задание. К этой категории относятся людские, материальные и финансовые ресурсы.
3. Построение «дерева взаимосвязи» между этапами производственного цикла. Учитывается возможность параллельного и последовательного совершения работ.
4. Прогнозирование рисков и форс-мажорных обстоятельств: непредвиденные материальные и финансовые затраты.
5. Составление сметного расчета стоимости с учетом всех факторов.

Точность планирования достигается четкостью поставленных целей перед персоналом; учетом всех событий и ситуаций, влияющих на производство; использованием современных разработок и методов прогнозирования. В современных условиях, в эпоху IT-технологий, используется метод математического программирования.

На повышение точности планирования влияет сотрудничество с заказчиком. Привлечение их к содействию при формировании планов компании.

Планирование рыночных данных

Стартовая точка для точного прогноза market data — начало проведения анализа рыночной ситуации. Изучение ситуации на рынке услуг и работ, позволяет найти оптимальный баланс между рыночными данными.

Ключевым пунктом в согласовании между спросом, предложением и ценой, выступает изучение спроса на той или иной товар, услугу. При прогнозировании спроса учитывают статистические данные прошлых периодов. Процесс планирования начинают со сбора и анализа информации по истории продукта.

Факторы, которые необходимо учитывать при планировании спроса:

1. Сезонность, жизненный цикл товара.
2. Деятельность конкурентов.
3. Тренды рынка.

При планированье предложения надо учитывать как спрос, так и производственные возможности компании, инфляционные процессы.

Цена имеет обратную зависимость от спроса. Этот факт учитывается при ее прогнозировании.

В табличной форме зависимость выглядит так:

Цена	325	226	121	119	109	103	88	0
Спрос	0	74	88	119	132	187	211	325

Закон спроса также используется в математических моделях прогнозирования рыночных данных.

Как создавать простые и эффективные планы проектов

Что такое план проекта? Это результат процесса планирования проекта, в ходе которого менеджер проекта принимает решения, расставляет приоритеты и распределяет задания и ресурсы, необходимые для реализации проекта. В планах проекта указываются имена участников исполнительной команды, перечень необходимых инструментов и материалов, а также порядок действий, которые требуется выполнить для достижения успеха.

Услышав «план проекта», большинство представляет себе некий список, в котором по пунктам перечислено, что и когда нужно сделать. Однако это лишь малая часть плана проекта.

Хороший менеджер проекта составляет план, который охватывает все аспекты — от проблемы, которую требуется решить, до объема работ, конечных результатов, рисков и зависимостей. После этого он намечает порядок действий для успешного завершения проекта.

Без плана проекта у участников проекта нет детального представления о том, как и когда все будет выполнено. Они запутываются в ворохе задач и потребностей и часто просто не знают, с чего начать. Или же, что еще хуже, они рвутся вперед, при этом абсолютно не представляя, как (или когда) их работа впишется в рамки проекта.

Пошаговое составление плана проекта

Есть в этом некая рекурсия — выполнить пошаговый процесс, чтобы создать план, который по сути является пошаговым процессом. Однако это ключевой момент создания надежного и успешного плана.

Прежде чем приступить к составлению плана, проанализируйте все, что вам известно о команде, организации, ресурсах и о том, что вы пытаетесь сделать. Как только начнется планирование, важно достичь общего понимания с командой.

Шаг 2. Познакомьтесь с заинтересованными сторонами.

Ознакомьтесь с неприятными фактами организационной политики, трудными личностями и возможными дискуссионными вопросами, которые могут влиять на процесс управления проектом. Ларри В. Смит, PMP и менеджер проектов в Software Technology Support Center, подчеркивает важность проведения анализа заинтересованных сторон. По словам Смита, все участники хотят, чтобы проект увенчался успехом, но забыв о потребностях хотя бы одного влиятельного участника, можно все испортить.

Смит рекомендует уделить время следующему:

• Уточнить, кто заинтересованные стороны проекта.
• Понять их ожидания и уровень влияния.
• Решить, как реализовывать обратную связь от коллег и заинтересованных сторон по мере продвижения проекта.
• Соотнести все потребности и ожидания с мероприятиями по планированию рисков и реагированию на риски.
• Добросовестно спланировать все стратегии коммуникации в рамках проекта.

Коммуникационную составляющую трудно переоценить. Берни Фергюсон, эксперт в области управления проектами компании Atlassian, начинает общение с заинтересованными сторонами на самых ранних этапах проекта. Он рассказывает: «Мы используем метод карты проекта для достижения общего понимания между участниками и заинтересованными сторонами. Чем мы занимаемся? В чем ценность для клиентов и бизнеса? Почему мы считаем это решение правильным? Мы получаем обратную связь по ответам на все эти вопросы до того, как что-либо попадет в дорожную карту команды».

Шаг 3. Без лишних иллюзий составьте календарный график работ.

Одной из распространенных ошибок менеджеров проектов при планировании является их чрезмерный оптимизм. Не предполагайте наилучшую возможную ситуацию, а внимательно изучите проблемы, которые могут возникнуть, и их потенциальное влияние на график управления проектом. Обязательно выполняйте основную комплексную проверку. Проведите семинар по инсценировке краха или серию встреч один на один с основными участниками и заинтересованными сторонами.

Вы можете составить график, спросив у других менеджеров проектов, сколько времени потребовалось на планирование аналогичных проектов. Можно встретиться с командами, с которыми будете работать, чтобы понять, сколько потребуется времени для выполнения конкретных заданий. Если у вас есть инструмент управления проектами, проверьте в архиве графики старых проектов.

Затем общайтесь и еще раз общайтесь. Сообщите подробности всем заинтересованным сторонам. Зачем? А разве вам бы хотелось оставаться в неведении? Упрощенные диаграммы Ганта — это распространенный и эффективный способ визуализации графика, его легко поймет каждый.

Шаг 4. Привлеките помощников.

Вы, как менеджер проекта, обязаны составить план проекта (и в итоге выполнить проект). Но это не значит, что вы должны скрыться в своем кабинете и там его составлять. При разработке плана проекта крайне важно привлекать к этому все заинтересованные стороны. Взаимодействуйте с ними как можно чаще. Вы увидите, что они отличные специалисты.

Выслушивая свою команду и вместе прорабатывая идеи, вы сможете своевременно прийти к разумным выводам. Такая совместная работа способствует созданию более эффективного плана и мобилизации сил для поддержки всего проекта.

Сотрудники Atlassian используют шаблоны, чтобы сократить накладные расходы, связанные с процессом планирования, и инициировать обсуждения, необходимые для оптимального планирования проекта. Шаблоны для составления плана проекта — это отличный способ заставить сотрудников обратить внимание на те аспекты управления проектами, которые раньше они, возможно, не рассматривали.

Одно дело подготовить для проекта хорошую «речь в лифте», но создание надежного плана — это совсем другое. Шаблоны заставляют тщательно продумывать свои действия и убедиться, что ничего не упущено. Следует честно признать, что размышлять о зависимостях и рисках не так уж интересно. При отсутствии некоего инструмента принуждения легко упустить из виду эти составляющие плана.

Совет. Шаблон плана проекта доступен бесплатно. Не требуется даже указывать адрес электронной почты.Получить PDF-файл.

Шаг 5. Определите цели и объем работ.

Сформулируйте суть проблемы, конкретно указав, что именно вы пытаетесь решить. Затем разработайте гипотезу о том, что, по вашему мнению, должно произойти в результате проекта. Далее набросайте объяснение предпосылок проекта и обосновывающие их данные или аналитические выводы. Определите показатели для оценки достигнутого успеха — они, возможно, станут основой для нескольких областей плана.

Спросите себя и участников команды, что вам требуется, что желательно иметь, а что попросту не нужно. Согласовав область проекта на раннем этапе, а также определив, что в нее не входит, вы тем самым уменьшите вероятность возникновения недопонимания между заинтересованными сторонами. Вы знаете, сколько времени надо попросить уделить проекту у других людей, которые в нем участвуют. И сможете легко распознать изменения в области проекта.

Неконтролируемое расширение области проекта — это реальное явление. Главное — сбалансировать область проекта, график и ресурсы таким образом, чтобы ничего не вышло из-под контроля.

Шаг 6. Спрогнозируйте (и предотвратите) неожиданные ситуации.

Во всех планах проектов указаны фактические данные о бюджете, графике и области проекта. Однако хороший план также отвечает на важные вопросы о проекте, в том числе:

• Ресурсы: какие требуются навыки и кто занят на проекте? Каков бюджет?
• Решения: кто предоставляет рекомендации и кто в итоге принимает решение?
• Коммуникация: кто получает сообщения о проекте, когда и в каком формате?
• Риски: на что участники команды должны обращать внимание, и что собой представляет процесс регистрации и отслеживания рисков?
• Проверки: каким образом вы собираетесь получить отзывы, прежде чем выпустить проект?
• Утверждения: кто еще должен подписать данный план? Кто выносит окончательное решение?
• Сроки: соответствует ли ваш график работы графику проекта? Каким образом вы определили срок выполнения проекта?

В плане не нужно вдаваться в подробности по каждому из этих вопросов, но в нем должно быть достаточно информации, чтобы вы могли беспрепятственно реализовать проект без особых сюрпризов.

Совет. Воспользуйтесь методом DACI для своевременного принятия обоснованных решений по проекту.

Шаг 7. Выберите предпочтительный подход к управлению проектом.

Вы, как менеджер проекта, можете выбрать каскадную модель или agile-подход для управления проектом. Agile-подход позволяет быстро получать результаты посредством выполнения небольших итерационных заданий и постоянной оценки требований, планов и результатов. Этот метод предусматривает, что ресурсы и сроки фиксированы. Если от чего-то нужно отказаться, область проекта сокращается до обязательных компонентов, по крайней мере для текущей итерации. Дальнейшие итерации можно добавить позже, дополнив желательными компонентами.

Каскадная модель — это более традиционный, последовательный (словно водопад) линейный процесс поэтапного выполнения проекта одной командой за другой. В данном методе фиксированной является область проекта, а сроки и ресурсы — гибкими.

Шаг 8. Напишите и проверьте план.

После того как вы ответили на все вопросы, провели все обсуждения и создали ворох стикеров, пришло время написать план проекта. При его написании и оформлении придерживайтесь принципа «чем проще — тем лучше».

Ниже приведены некоторые полезные подробности, которые должны быть в составе любого плана, независимо от его формата.

• Название проекта
• Срок сдачи
• бюджет;
• Цели плана
• Обозначенные контрольные точки и ожидаемое измеримое воздействие
• Запланированные сроки начала и завершения каждого задания
• Выноски с указанием исполнителей отдельных заданий
• Подробности заданий и уточняющие замечания
• Выноски, в которых указаны зависящие друг от друга риски и задания (или команды) с целью предотвращения задержек

Когда план проекта завершен, наступает момент триумфа и можно порадоваться своим успехам вместе с окружающими. Однако прежде чем праздновать, погодите немного. Попросите кого-нибудь, кто не участвовал в составлении плана, проверить его.

Совет. При оценке объема каждого задания постарайтесь не слишком вдаваться в детали. Не забывайте: это только предположения, а не клятвы на крови.

Шаг 9. Поделитесь своим планом… и держитесь 😉

Ваш план проекта составлен и проверен. Настало время показать его сотрудникам, которые вместе с вами будет работать над проектом, а также заинтересованным сторонам, которые должны быть в курсе. Затем готовьтесь к самому интересному — начинается проект, а вместе с этим — по-настоящему серьезные дела. Помните, будут изменения и трудности, вы просто должны быть готовы справиться с ними.

Чтобы ни случилось, всегда придерживайтесь плана. Сосредоточившись на намеченной области проекта и согласованных поэтапных действиях, вы сможете выполнить проект.

Как Составить План Проекта: Подробное Руководство

В основе каждого проекта лежит фаза планирования. На этом этапе закладывается фундамент, от прочности которого зависит, насколько успешно и своевременно команда завершит работу.

По данным Международной ассоциации управления проектами (IPMA, 2019), только 19% организаций успешно завершают проекты на регулярной основе, 30% укладываются в установленные сроки и 36% не превышают бюджет.

Планирование — одна из важнейших фаз жизненного цикла проекта. Во время работы над ней менеджер собирает подробную информацию о готовящемся к запуску проекте и размещает ее в плане-графике проекта.

Что значит план проекта? В нашей статье вы получите ответ на этот вопрос, а также узнаете, как грамотно составить календарный план реализации проекта, и в чем его преимущества.

Итак, приступим.

Что такое план проекта

План проекта — это документ, содержащий подробную информацию о проекте: его объемах и целях, исполнителях и задачах, сроках и бюджетах.

Документ является конечным результатом этапа планирования, утверждается до начала любых работ и становится самым главным и достоверным источником информации о грядущем проекте. 

Одним из инструментов, который менеджеры используют при создании графика проекта, является диаграмма Ганта. Она упрощает обмен информацией с заинтересованными сторонами и помогает участникам иметь перед глазами общую рабочую картину. 

Однако существуют и другие способы создания и визуализации календарного плана проекта: 

В пятом издании «Руководства по управлению проектами» говорится, что процесс составления графика проекта состоит из создания вспомогательных планов:

• Управления человеческими ресурсами в команде проекта, учитывая их доступность и профессиональные навыки. 
• Управления расходами, включая всевозможные закупки и обязательства перед подрядчиками. 
• Процессов коммуникации с указанием того, как, когда и в каком формате будет происходить общение с командой и заинтересованными лицами.
• Работы с возможными рисками.
• Оценки качества, в котором указаны основные показатели качества для проекта.

Немного пугающий объем документации, правда? На самом деле, менеджеры редко оформляют такие отдельные документы. В этом нет особого смысла. 

Чтобы составить удачный график, достаточно в одном документе рассказать обо всех перечисленных выше элементах.

Документ обычно включает информацию о:

• Требованиях к проекту.
• Его сроках.
• Объемах работ.
• Заинтересованных сторонах.
• Выделенном бюджете.
• Задействованных ресурсах.
• Потенциальных рисках на проекте.

Цель плана проекта

В основном график проекта используется для документирования договоренностей, облегчения взаимодействия между заинтересованными сторонами, а также фиксирования объемов работ и финансовых вложений.

Документ должен содержать ответы на 4 вопроса:

• Почему? Почему на него нужно выделить средства? Какую проблему он решит?
• Что? Что нужно сделать, чтобы достичь поставленных целей?
• Кто? Кто будет вовлечен в рабочий процесс и какими будут их обязанности?
• Когда? Когда будут завершены основные вехи, каковы сроки реализации проекта?

Пример плана проекта

Опытные менеджеры для создания графиков проекта используют системы управления проектами. Такие решения автоматизируют многие процессы, тем самым экономя рабочее время и облегчая контроль за ходом работы.

Использование программного обеспечения для управления командой проекта и рабочими процессами — дело довольно привычное для многих менеджеров, особенно в крупных компаниях.

И не зря: согласно исследованиям PWC (PricewaterhouseCoopers, международная консалтинговая и аудиторская компания) 77% высокоэффективных проектов используют ПО для управления рабочими процессами.

Перед вами пример плана в онлайн диаграмме Ганта GanttPRO.

С помощью инструмента вы сможете:

• Создавать задачи и подзадачи.
• Назначать на них одного или нескольких исполнителей.
• Управлять виртуальными ресурсами.
• Задавать стоимость ресурсам.
• Создавать зависимости и вехи.
• Следить за прогрессом каждой задачи.
• Управлять рабочей нагрузкой каждого члена команды.
• Создавать персональные календари.
• Делиться графиком с помощью ссылки.
• Создавать отчеты.
• Работать с портфелями проектов. 
• Экспортировать график в популярные форматы.
• Создавать персональные рабочие календари.
• Оставлять комментарии и описания к задачам, упоминать коллег, прикреплять файлы 
• и многое другое.

Онлайн диаграмма Ганта GanttPRO

Планируйте, создавайте и работайте с проектами любой сложности и профессиональной области.

Попробуйте бесплатно

Шаблон плана проекта

Готовые шаблоны помогут вам не начинать этап планирования с нуля каждый раз. В GanttPRO вы найдете бесплатные шаблоны диаграммы Ганта, которые подойдут многим профессиональным индустриям:

• Разработка ПО.
• Строительство.
• Организация мероприятий.
• Маркетинг.
• Торговля.
• Производство.
• Дизайн
• и многим другим.

Кроме того, в нашем планировщике онлайн вы найдете шаблоны планов проекта для различных сфер в Excel и Google Таблицах.

Каждый шаблон вы всегда можете скачать в популярных форматах PDF и PNG. Также вы можете сохранить любой ранее созданный документ и использовать его в будущем.

Как составить план проекта

Опытный менеджер знает все о команде и ее участниках. Кроме того, он готов ответить на все возможные вопросы, которые могут возникнуть во время рабочего процесса.

Итак, давайте приступим к созданию календарного плана-графика проекта, чтобы быть уверенными в максимальной проработке и подготовке каждого его этапа.

1. Познакомьтесь с участниками проекта

Общение — главный помощник в достижении успеха. Познакомьтесь с теми, с кем будете работать, представьте участников друг другу и обсудите организационные моменты. Оцените потребности и ожидания коллег, а также обсудите, как в ходе работы реализовывать обратную связь между командой и клиентами.

В будущем это поможет минимизировать недопонимания и поддерживать приятную рабочую атмосферу.

2. Определите основные цели проекта

Менеджер должен иметь четкое представление, для чего нужен этот проект, какие цели он преследует и почему стоит вложенных денег. Ответы на эти вопросы помогут команде, руководству, инвесторам и другим заинтересованным лицам убедиться, что идея достойна внимания, а ее реализация принесет не только удовлетворение, но и выгоду.

3. Определите объемы работ

Определение объема — ключевой элемент разработки документа. На этом этапе менеджер:

• Обозначает конечный результат.
• Определяет длительность проекта.
• Разбивает его на основные фазы, создает вехи.
• Выбирает методологию управления проектом. 
• Определяет технические требования и ограничения.
• Дает оценочную стоимость.

4. Создайте детальный план проекта

Вы определили цели, сроки и фазы проекта, а также обозначили его ключевые моменты. Самое время создать подробный график, в котором будет прописана каждая задача и время на ее выполнение. 

Не будьте слишком оптимистичными, моделируя наилучшую возможную ситуацию. Реально оценивайте силы коллег, не забудьте об отпусках, праздниках и возможных задержках по другим причинам.

5. Определите роли и обязанности, назначьте ресурсы

Ресурсы — это сотрудники либо привлеченные специалисты, а также средства, необходимые для достижения бизнес-целей компании. Выделите и назначьте сотрудников на задачи, четко сформулируйте область ответственности и ожидания, которые на них возлагаете. 

Учитывайте опыт каждого специалиста, их профессиональные качества и так называемые «soft skills». Все это способствует грамотному распределению и управлению ресурсами, а также повышает эффективность команды.

6. Оцените риски

Опытный менеджер всегда заранее предусматривает возможные внештатные ситуации и обдумывает пути их решения. Это могут быть:

• Дополнительные расходы. 
• Привлечение сторонних специалистов.
• Задержка выполнения задачи или нескольких.
• Болезнь или увольнение сотрудника.
• Срочные командировки,
• и многое другое.

Заранее обсудите возможные риски с командой, чтобы сотрудники были к этому готовы. 

Итак, детальный план реализации проекта готов. Проведите презентацию, ознакомьте с ним абсолютно каждого участника и коллегу. Теперь это основной документ, содержащий самую точную и свежую информацию о проекте.

Поделитесь документом с сотрудниками и заинтересованными сторонами. В этом вам поможет инструмент управления рабочими процессами онлайн. С ним каждый получит круглосуточный доступ к документу, а также сможет вносить корректировки и следить за изменениями в режиме реального времени.

Заключение

Планирование — неотъемлемая часть работы каждого менеджера. Без заранее составленного детального графика сложно представить работу команды слаженной, завершенной успешно и в заданные сроки.

Участие членов команды в нескольких проектах, а также работа с международными организациями и удаленка требуют еще более тщательных процессов планирования и управления.

Подробный план проекта станет отличным решением. С ним менеджер может быть уверен, что сотрудники и заинтересованные стороны имеют общие бизнес-цели и видение рабочих процессов, а также будут в курсе всех изменений.

5 3 голоса

Рейтинг статьи

Бесплатный шаблон плана проекта в Excel

В зависимости от ваших целей шаблон плана проекта может быть очень простым или очень сложным. В шаблон можно добавить статическую временную шкалу или изменяющуюся диаграмму Ганта, сфокусироваться на действиях или на бизнес-целях.

Ниже располагаются различные шаблоны проектных планов, и указаны варианты их использования: 

Шаблон плана работы

 

 Загрузить шаблон плана работы

Шаблон плана работы помогает разбить крупные цели проекта на более мелкие, лёгкие в выполнении шаги. Этот тип шаблона показывает, какие задачи необходимо выполнить, кто ответственен за их выполнение, а также содержит срок выполнения задач. В шаблон включена временная шкала, которая помогает определить ожидания и улучшить прозрачность выполнения задач, давая возможность всем участникам проекта быть в курсе конечных результатов и крайних сроков. Шаблон плана работ лучше всего подходит для больших команд, работающих над крупными проектами с большим количеством задач и сроков выполнения.

Шаблон плана работы с диаграммой Ганта 

 

 Загрузить шаблон плана проекта

План проекта чаще всего используется в сфере управления проектами, где для планирования и создания отчётов о прогрессе проекта необходимы диаграммы Ганта. Представление Ганта – это динамичная горизонтальная диаграмма, используемая для визуализации графика проекта и представляющая собой важный инструмент для организации доступа заинтересованных лиц к изменениям статуса проекта. Этот шаблон подойдёт менеджерам проектов, которые работают с крупными проектами с большим количеством участников.

Шаблон плана действий 

 

 Загрузить шаблон плана действий

План действий перечисляет все шаги, необходимые для достижения определённой цели. В него включаются все сведения о действиях, которые необходимо предпринять, ответственных за их выполнение лицах, сроках выполнения, приоритетах и статусе. План действий похож на план работы, но план действий фокусируется на целях, в то время как шаблон плана работы отображает этапы выполнения задач, которые обычно отображены в хронологическом порядке. Шаблон плана действий подходит для индивидуального использования или для небольших команд.

Шаблон бизнес-плана 

 

 Загрузить шаблон бизнес-плана

Шаблон бизнес-плана отображает бизнес-цели и действия, необходимые для их достижения. Бизнес-план фокусируется на будущем развитии вашего бизнеса и показывает, каким образом вы можете достигнуть ваших целей. Бизнес-планы – более стратегические, чем планы работ или действий, и часто включают в себя определение концепции, бизнес-профиль, экономическую оценку и т.д. Бизнес-план подойдёт владельцам уже работающего бизнеса, начинающим предпринимателям или предпринимателям, которые нуждаются в сторонней помощи.

С чего начать писать проект?

Доброго времени суток, уважаемый читатель! В рамках данной статьи мы расскажем тебе о том, с чего следует начинать писать проект. Многие студенты и взрослые, которые впервые пишут какой-то социальный проект, часто сталкиваются с проблемой: а с чего начать? Ведь проект – это концентрация самой различной информации в рамках выбранной темы. Может быть, начать с целей проекта? Или его задач? А может для начала написать его краткое резюме и лишь, потом начинать писать проект? Однако все подобные предложения верны только отчасти. Поэтому перестаём гадать, а внимательно читаем далее, ведь ниже мы чётко скажем вам с чего начинать писать социальный проект на любую тему.

С чего начать писать проект?

Вообще, процесс проектирования – это вещь очень ответственная. Особенно это касается различных подсчётов и расчётов. Ошибка на бумаге в дальнейшем может вылиться в непоправимую ошибку в жизни. Поэтому всегда ответственно относитесь к написанию проектов, и, в особенности, различного рода подсчётам.

Однако переходим к непосредственному рассмотрению проекта. Давайте всё-таки чётко определимся, с чего нам начинать писать проект. Как мы уже сказали выше, многие люди предлагают в качестве «затравки» начинать или с цели, или с миссии, или с задач, и т.д. и т.п. Во всём этом, несомненно, есть рациональное зерно и здравый смысл. Однако все эти элементы как-то уж сильно оторваны друг от друга. Вам так не кажется? Было бы неплохо, если бы в качестве стартовой позиции при написании проекта, выступали бы сразу же все элементы одновременно, т.к. они бы шли «единым фронтом».

Ведь, согласитесь, когда такие основополагающие вещи, как цели и задачи проекта, определение актуальности проблемы согласуются между собой в самом начале, то и дальнейшее написание проекта будет проходить бодро и со знанием дела. Так, всё-таки, что может объединить все эти составляющие воедино? Что поможет создать «скелет» проекта?

Кульминационный момент… Этим интегратором является… встречайте – логический каркас проекта.

Что такое логический каркас проекта? Это своего рода «скелет», на который «нанизываются» все остальные составляющие эффективного проекта. Это основа основ.

Из чего состоит логический каркас проекта?

В бОльшей степени он состоит именно из тех разделов, которые были перечислены выше в данной статье. Для того, чтобы у вас в голове так же сформировался свой собственный логический каркас о логическом каркасе социального проекта, далее мы по пунктам распишем, основные составляющие этого каркаса.

Основные составляющие логического каркаса социального проекта являются:

1. Проблема (актуальность проекта).

В рамках данного раздела осуществляется изложение проблемы и соответственно описывается актуальность вашего проекта. Проблема – это конкретное описание неудовлетворяющего вас аспекта современной жизни (негативного явления) с указанием значимых факторов, вызывающих и поддерживающих это явление.

Например, вас может не удовлетворять катастрофическое распространение наркомании на территории вашего города среди молодёжи. Это яркий пример описания негативного явления, связанного с отсутствием у молодёжи положительных идеалов, привлекательного образа трезвой жизни.

После описания проблемы человек (эксперт), который будет читать ваш проект должен понять, что данный проект нужен и проблема требует скорейшего разрешения. Описание проблемы должно быть объективным, основываться на фактах и иметь ссылки на проверенные источники. Также было бы неплохо указать в изложении проблемы на прогноз негативных последствий развития сложившейся ситуации.

Помимо всего прочего проблема может носить назывной, причинно — следственный и антитезный характер.

Назывной характер: даётся полное описание негативного события.

Причинно – следственный характер: выявляются причины (как объективные, так и субъективные) возникшего негативного явления и определяются последствия данного явления.

Антитезный характер: (сопоставление «да, но») – указывается ссылка на какие-то ресурсы, которые могут быть использованы, но не используются, указываются конкретные факты и проведённые мероприятия, не давшие никаких результатов.

Подводя промежуточный итог, скажем, что из хорошо сформулированной проблемы вытекает весь проект.

Надеемся, что вы уже потихоньку стали понимать, что представляет собой формирование логического каркаса проекта. Начинать писать проект всегда трудно, однако обладая теми знаниями, которые вы почерпнёте в этой статье, вам будет по плечу написать не один десяток самых разных проектов.

Двигаемся дальше, на очереди у нас стоит цель.

2.Цель проекта.

Это конкретное описание удовлетворяющей вас ситуации, которая могла бы разрешить конкретную сложившуюся ситуацию.
В проекте целей может быть несколько.

Например, цель № 1: сокращение числа молодёжи, употребляющей наркотики, цель № 2: увеличение числа молодых людей, избравших здоровый и законопослушный образ жизни.

Описание цели должно быть, по возможности, конкретным (отвечающей на вопросы где? в какой сфере? кто? или что и какие новые качественные и количественные признаки цель приобретёт).

Пример: увеличение числа молодых людей, избравших здоровый образ жизни – это ответ на вопрос “кто?” – молодежь, живущую в городе N – это ответ на вопрос “где?”, сделать молодых людей здоровыми – это те признаки, которые мы хотим получить по итогам проекта.

3. Задачи проекта.

Это необходимые и достаточные условия по осуществлению достижения цели. Задачи – это те результаты (количественные и качественные), которые можно увидеть и каким-то образом измерить.
Пример:

а) выявить молодых людей, ведущих интересный образ жизни и обобщить их опыт;

б) провести молодёжный фестиваль;

в) организовать туристический лагерь и провести 15 спортивных соревнований;

г) информировать молодёжь об интересных и здоровых способах времяпрепровождения.

4. Стратегия и методы проекта.

Стратегия – это основные направления деятельности по осуществлению проекта.

Методы – это различного рода мероприятия, способствующие решению поставленных задач и достижению цели. Они вытекают из поставленных задач.

Примером стратегии будет совместная работа различных институтов общества для того, чтобы получить максимальный эффект от проведённой работы. Ведь, когда какая-то работа делается различными организациями, обладающими самыми разнообразными ресурсами, технологиями и т.д., то и нового прорывного результата всегда добиться проще, нежели, если вы будете работать в одиночестве, не располагая всеми необходимыми ресурсами для осуществления проекта. В общем, здесь уместен девиз: «Пока мы едины – мы непобедимы!»

Пример методов: в связи с тем, что в примере с задачами у нас обозначена задача проведения молодёжного фестиваля, то основываясь на данной задаче, мы можем воспользоваться следующими методами.

Но для начала зададим себе вопрос: а что нужно сделать, чтобы организовать этот фестиваль? Правильно, договориться с местными властями о времени и месте проведения, собрать рабочую группу, которая будет заниматься написанием сценария для этого фестиваля и т.д. Короче говоря, методы, как уже сказано в определении, это подзадачи, решение которых обеспечивает решение всей задачи.

Кстати, а решение задач приводит к осуществлению цели. А осуществление цели благоприятно влияет на изменение сложившейся ситуации. Всё логично. Всё чётко и ясно!

Вывод: Для того чтобы начать свой проект правильно, нужно знать с чего начинать. Всегда вначале создаётся логический каркас проекта, который призван структурировать весь будущий проект. В этот каркас включаются:

1) проблема (актуальность проекта)

2) цели проекта

3) задачи проекта

4) стратегия и методы проекта.

Надеемся, что теперь вы будете писать свои социальные проекты без запинок, благо теперь – то вы уже знаете, с чего начинать писать проект.

Желаем успехов в этом увлекательном деле!

С уважением, команда сайта советстуденту.рф

ВНИМАНИЕ! Новинка 2019 года. Видеокурс, которому нет аналогов.

Определение целей и задач проекта

Смотреть мастер-класс по теме

Самый первый шаг при подготовке проекта в любой сфере: бизнесе, домашнем хозяйстве или образовании – состоит в определении целей и задач проекта. Этот шаг определяет, что мы хотим получить после завершения проекта, и какие действия нам необходимо предпринять для достижения этой цели. Члены проектной команды, включая менеджеров проектов, уделяют недостаточно внимания этому, безусловно, важному процессу, или выполняют его неправильно, что, в конце концов, приводит к неудачному завершению проекта.

Неправильно определенные цели и задачи, или цели без задач, приводят к тому, что в процессе реализации проекта возникают перерасход средств, битвы за территорию, выяснение отношений между членами проектной команды, невыполнение промежуточных контрольных точек и, как следствие, неудовлетворенные клиенты.

Цели и задачи должны быть четкими заявлениями о намерениях. Каждая цель должна иметь собственное стремление, которое влияет на конечный результат проекта. Цели и задачи должны быть измеряемы.

Цели должны отвечать на вопрос «Что?».

Цели представляют собой общие намерения применительно к проекту. В этом процессе цели отвечают на вопрос «что?». Иными словами, «что» будет выполнять проект? Проекты могут иметь более одной цели, и много задач применительно к одной цели. Не путайте цели с задачами.

Примеры:

• Цель разработки веб-сайта: его посетители будут уверены, что существует угроза глобального потепления.
• Цель страховой компании: отдел медицинского страхования увеличит пакет предлагаемых услуг на 10%.
• Цель работы врачебного кабинета: пациенты не будут ждать дольше 1 часа перед посещением врача.

Задачи должны отвечать на вопрос «Как?»

Задачи представляют собой конкретные действия, которые приводят к выполнению цели. Каждая цель будет иметь одну или несколько связанных с ней задач. По сути, задача определяет «как» будет выполняться процесс.

Всегда начинайте определение задачи с глагола. Это гарантирует, что задача станет измеряемой, и конечный результат проекта будет рассматриваться в рамках действия этой задачи. Одновременно каждая задача станет измеряемым промежуточным этапом выполнения проекта.

Примеры:

1. Цель: посетители сайта будут уверены, что глобальное потепление существует.

• Создать сравнительную таблицу стоимости борьбы с глобальным потеплением сегодня и 100 лет назад.
• Проиллюстрировать последствия глобального потепления в фотогалерее.
• Выявить и проанализировать последствия глобального потепления.

2. Цель: отдел медицинского страхования увеличит пакет предлагаемых услуг на 10%.

• Определить перечень и стоимость услуг, предлагаемых страховыми компаниями.
• Проанализировать запросы потенциальных клиентов, чтобы узнать их требования.
• Сравнить предлагаемые услуги и услуги конкурентов.

3. Цель: пациенты не будут ждать дольше 1 часа перед посещением врача.

• Оценить потребность в персонале.
• Закупить новое программное обеспечение по планированию посещений.
• Разработать систему подтверждения графика.

Сохранение целей и задач при первом планировании каждого проекта гарантирует, что проект и команда будут придерживаться их на протяжении всего жизненного цикла проекта.

В любой области реализации проекта – образовании, бизнесе или ведении домашнего хозяйства – четко определенные цели и задачи будет способствовать успешному результату.

Для реализации целей и задач проекта удобно использовать программное обеспечение, которое поможет назначить ответственных по задачам, установить сроки их выполнения и проконтролировать результаты. Например, в CRM-системе «Простой бизнес» помимо стандартных инструментов для ведения проектной деятельности есть удобные диаграммы Ганта, с помощью которых Вы сможете составить полноценный план реализации проекта. Приятно, что все эти инструменты доступны и в полностью бесплатной версии программы. Чтобы попробовать, зарегистрируйтесь по ссылке.

Попробовать бесплатно

Комментарии

Полина – 11.04.2021Нечего не понятно не то что надо. Сайт ужастный Ответить

Простой бизнес – 12.04.2021Добрый день, Полина. Вы обратились в техническую поддержку CRM-системы “Простой бизнес”. Уточните, пожалуйста, у Вас возникли вопросы по работе нашей программы или не удалось найти интересующую Вас информацию на сайте? Ответить

Алексей – 22.04.2020Хорошая статья. И комментарии смешные ))) Ответить

Простой бизнес – 22.04.2020Добрый день, Алексей! Рады, что Вам понравилась статья. Вы можете бесплатно ознакомиться с нашей программой после регистрации https://www.prostoy.ru/register и успешно автоматизировать Ваши задачи с помощью CRM-системы “Простой бизнес”. Ответить

Мария – 20.04.2020Здавствуйте, пожалуйста, помогите составить задачи к проекту на тему “народы РФ 18 века” Ответить

Простой бизнес – 20.04.2020Добрый день, Мария! К сожалению, не могу проконсультировать Вас по этому вопросу, так как Вы обратились к технической поддержке “Простого бизнеса”. Мы предоставляем CRM-систему для автоматизации работы компаний. Ответить

Елена – 01.04.2020Здравствуйте! Помогите пожалуйста сотавить цель проекта “Общественная жизнь учеников” Ответить

“Простой бизнес” – 01.04.2020Добрый день, Елена! К сожалению, не могу проконсультировать Вас по этому вопросу, так как Вы обратились к технической поддержке “Простого бизнеса”. Мы предоставляем CRM-систему для автоматизации работы компаний. Ответить

Игорь – 07.02.2020Проект :защита банка, вопрос – какая может быть цель? Ответить

“Простой бизнес” – 07.02.2020Добрый день, Игорь! Мы консультируем по вопросам работы с программой “Простой бизнес”. Уточните, пожалуйста, у Вас есть вопросы по нашей программе? Ответить

Павел – 14.12.2019Мне нужно проект на тему математические тайны древнего востока Ответить

Простой бизнес – 15.12.2019Добрый день. К сожалению, не могу проконсультировать Вас по этому вопросу, так как Вы обратились к технической поддержке “Простого бизнеса”. Мы предоставляем CRM-систему для автоматизации работы компаний. Ответить

Алексей – 06.10.2015мне надо проект на тему кто я? помогите скиньте ссылку плиз Ответить

“Простой бизнес” – 06.10.2015Добрый день. К сожалению, не могу проконсультировать Вас по этому вопросу, так как Вы обратились к технической поддержке “Простого бизнеса”. Мы предоставляем CRM-систему для автоматизации работы компаний. Ответить

Как написать план проекта за 8 простых шагов

День пятницы. Вы поговорили со своей командой, ваши проекты достигаются, и вы готовы к следующей неделе. Ваши выходные выглядят яркими.

Внезапно к вашему столу подходит начальник с интересными новостями. Вы возглавите следующий крупный многопрофильный проект с ключевым клиентом, и его начало состоится на следующей неделе. Это отличные новости, но теперь этот призрак нависает над вашими выходными. Вам нужно организовать проект как можно скорее, но с таким количеством заинтересованных сторон вам нужно подумать о том, как создать план управления проектом.

Процесс планирования проекта может быть сложным, особенно когда проекты становятся более сложными. По данным Forbes, 25% технологических проектов терпят поражение, что является мрачной статистикой для руководителей проектов. Хорошая новость в том, что вам не нужно быть экспертом по управлению проектами или жертвовать своими выходными, чтобы спланировать успешное начало проекта в короткие сроки. Вам просто нужно понять 8 простых шагов, как написать план проекта.

Как написать план проекта за 8 простых шагов…

Шаг 1: Объясните проект ключевым заинтересованным сторонам, определите цели и заручитесь первоначальной поддержкой

Первый шаг в любом проекте – определить «что» и «почему». Ключевые заинтересованные стороны имеют влияние и полномочия, чтобы определять, успешен ли проект, и их цели должны быть выполнены. Даже если проект исходит от самого генерального директора, вам все равно нужна его поддержка.

Используйте этот начальный разговор, чтобы согласовать, определить цели и определить ценность проекта.В этой части процесса планирования проекта обсудите потребности, ожидания и установите базовый план, бюджет и сроки. Это создает прочную основу для рабочего плана вашего проекта. Для начала рассмотрите возможность использования шаблона плана проекта. Venngage предлагает более 30 шаблонов планов проектов для визуализации вашей стратегии и обеспечения успеха вашего проекта.

Вопросы, которые следует рассмотреть вместе с заинтересованными сторонами:

• Как написать план проекта, соответствующий целям компании?
• Чего ожидают заинтересованные стороны? Чего от них ожидать?
• Как измерить успех?
• Какие у вас ресурсы?
• Какие активы или результаты ожидаются от этого проекта?

Шаг 2: Составьте список целей, согласовайте OKR и обрисуйте проект

По словам руководителей, отсутствие четких целей является причиной неудач проекта в 37%.Без четких целей вы обнаружите, что требования, задачи и сроки, которые вы устанавливаете для рабочего плана проекта, не имеют ничего общего с ними. Но теперь, когда у вас есть список потребностей ключевых заинтересованных сторон и их заинтересованность, начните соотносить их с целями и OKR. OKR – это метод планирования и постановки целей, прославивший Intel и Google. Ваш проект должен соответствовать OKR вашей команды и компании.

Попробуйте записать цели проекта на доске с планом проекта и связать их с требованиями заинтересованных сторон, которые они решают.Оттуда выстраивайте структуру, вехи и задачи, необходимые для достижения этих целей. Например, запуск проекта или продукта сам по себе может стать важной вехой, поэтому важно знать, как вы будете это делать, возможно, используя шаблон плана запуска продукта, чтобы упростить процесс. Контрольные точки могут определять контрольные точки на протяжении всего проекта, чтобы каждому было ясно, как выглядит прогресс, каковы ожидания и когда они будут измеряться.

Шаг 3. Создайте документ о содержании проекта

Теперь, когда у вас есть очертание проекта, соответствие ваших задач целям и поддержка команды, пора создать документ о содержании проекта, в котором подробно описаны элементы проекта, перечисленные на шаге 2.

Посмотрите на каждый результат и определите серию задач, которые необходимо выполнить для достижения каждой из них. Для каждой задачи определите количество времени, необходимое для выполнения, и ответственных за выполнение. Завершите и запишите детали проекта, чтобы у каждого был единый источник правды. Сделайте документ легко доступным для совместного использования, как в инструменте управления проектами, чтобы снизить вероятность дорогостоящего недопонимания.

Хотя подготовка документации по содержанию проекта и расчет освоенной стоимости должны быть стандартной практикой, каждый четвертый руководитель проекта, опрошенный в рамках исследования Wellingstone State of Project Management Survey, сказал, что они «никогда» или «иногда» готовят стандартные документы по определению объема работ.Его создание поможет вам выделиться из толпы и поможет всем оставаться на одной волне.

Шаг 4. Составьте подробный график проекта

Когда ваши цели, задачи и вехи уже намечены для вас, пора начать включать ваш проект в расписание. Диаграмма Ганта – это удобный инструмент, который помогает легко визуализировать временную шкалу проекта. Это интерактивная временная шкала, которая дает вам полное представление о ходе проекта, объеме работ и зависимостях.

Зависимости – это задачи, которые необходимо выполнить, прежде чем можно будет начать другие задачи.При планировании задач используйте подзадачи, чтобы разбить более крупные на более мелкие. Это может упростить создание отчетов (вы можете ознакомиться с нашим руководством по написанию отчета об управлении проектом!) И управление ресурсами. Определим каждую:

• Задачи: Отдельные задачи, которые необходимо выполнить людям для достижения ваших целей.
• Подзадачи: Каждая задача не превышает нескольких дней, и они помогут вам взять задачу и разбить ее на более мелкие шаги, которые завершат более крупную задачу.
• Вехи: Основные этапы или события в вашем проекте, которые помогают разбить проект. Используйте контрольные точки как контрольные точки на протяжении всего проекта.

Совет от профессионала: Хотите узнать маленький секрет? По мере их настройки добавляйте подушки к ключевым задачам, чтобы у вас было пространство для маневра для пожарных учений или неожиданных узких мест – например, если клиенту нужно дополнительное время для проверки или член команды позвонит по болезни. В идеальном мире некоторые задачи могут занять день. Так что, может быть, в вашем плане будет два.Тем не менее, не нужно давать подкладку каждой задаче. Взвесьте риски и добавьте их туда, где это наиболее целесообразно. Будущее тебе скажет спасибо.

Шаг 5: Определите роли, обязанности и ресурсы

Ресурсы – это люди, оборудование или деньги, необходимые для завершения проекта. Выбрав инструменты и получив бюджет, не забывайте о людях. Даже люди, которые уже знают, как составить план работы над проектом и сделали это сотни раз, могут недооценить свои потребности в рабочей силе.

Диаграмма RACI помогает вам конкретно определить, кто и что будет делать для вашего проекта. Это матрица всех задач проекта, вместе с тем, кто несет ответственность (назначено для выполнения работы), подотчетен (имеет право да / нет / вето), консультируется (необходимо одобрить или вносить вклад) и информирован (необходимо знать о действии). или решение). Здесь вы найдете все, что вам нужно знать о диаграммах RACI.

Когда вы начнете назначать задачи, убедитесь, что вы принимаете во внимание пропускную способность. Уточните обязанности и ожидания каждого человека.Имейте в виду, что 95% сотрудников сообщают, что работают более чем в одной команде или над несколькими проектами одновременно, и если проекты не согласованы, рабочие нагрузки становятся слишком стрессовыми для команд. Согласно нашему недавнему докладу «Эпидемия стресса», стресс заставляет около 50% работников искать другую работу, а 25% вообще бросают текущую работу.

При планировании проекта подумайте, как вы будете фильтровать входящие запросы, которые влияют на сроки или бюджет проекта. Знание того, как рассчитать освоенную стоимость, чтобы контролировать уровень выполненной работы по проекту по сравнению с планом, является обязательным.Для руководителей проектов такие инструменты, как Wrike Resource, могут помочь визуализировать задачи вашего проекта с точки зрения рабочего процесса команды, обеспечивая наглядность и гибкость для балансировки рабочих нагрузок.

Шаг 6: Определите процесс связи и регистрации

По данным McKinsey, сотрудники тратят почти 20% рабочей недели на поиск и сбор информации. Кроме того, неэффективное общение и сотрудничество – две основные причины стресса на рабочем месте.Когда заинтересованным сторонам приходится рыться в электронных письмах или постоянно спрашивать обновления, они разочаровываются и мотивация падает.

Сгладьте разочарование, разместив все элементы проекта – такие как активы, разговоры, задачи, сроки выполнения, обновления, отчеты – в одном месте, как инструмент для совместной работы. Это упрощает управление клиентами, отслеживание прогресса, обмен обновлениями и внесение изменений. Определите, как каждый должен общаться на протяжении всего проекта, и сохраните его в одном инструменте, чтобы каждый мог получить доступ к информации.

Шаг 7: Планируйте, что все идет не так, как планировалось

Даже если вы эксперт и уже знаете, как написать план проекта, правда в том, что у всех проектов есть перипетии – вот что делает их интересными. Вы дали себе передышку в процессе составления расписания, вы убедились, что все знают свою роль, и вы наладили общение.

Но перед запуском сядьте и определите потенциальные проблемы, такие как предстоящие отпуска для членов команды, праздники или внешние группы, которые могут быть задействованы.Установите четкую цепочку команд и перечислите ключевые контакты в рамках проекта. Сообщайте заранее о рисках, чтобы вся команда могла быть готова к их совместному устранению.

Шаг 8: Организуйте вечеринку, посвященную запуску!

Каждому успешному проекту нужен толчок. Назначьте быструю встречу с ключевыми заинтересованными сторонами и составьте четкую повестку дня. Ваша цель должна состоять в том, чтобы собрать всех на одной странице с целями, ролями, процессами и сроками. Ваша повестка дня должна включать в себя все, на чем вы сосредоточились на шагах выше:

• Определите цели проекта и ценность, которую они приносят.
• Перечислите активы, которые, как ожидается, принесет проект.
• Проведите связь между требованиями заинтересованных сторон и задачами проекта.
• Покажите временную шкалу (диаграмму Ганта) проекта, чтобы каждый мог видеть зависимости и знать ожидаемые даты.
• Опишите роли и обязанности каждой заинтересованной стороны.
• Просмотрите, как и где все будут общаться на протяжении всего проекта, где они могут получить информацию – например, ваш документ о содержании – и к кому обращаться, чтобы задать вопросы.
• Обсудите риски и убедитесь, что команда подготовлена.
• Получите это окончательное обязательство!

Бонусный совет: Не нужно каждый раз начинать с нуля! Теперь, когда вы знаете, как написать план проекта, который будет интересен вашей команде, вы можете скопировать план проекта в шаблон, чтобы использовать его снова и снова. По мере вашего роста вы можете создавать несколько шаблонов для определенных типов планов работы по проекту. Давайте сразу приступим к работе с этими бесплатными образцами шаблонов планов проектов.

Как добраться до «конца»

Похоже, ваши выходные спасены! Пожалуйста. Теперь у вас есть полномочия для процесса планирования проекта, и после этого у вас будет простой шаблон плана проекта, который поможет вам привести к успеху ваш следующий проект, а затем и следующий за ним. На самом деле все эти сложные проекты станут настолько легкими, что, может быть, вы начнете чувствовать, что находитесь в отпуске. Верно?

Теперь, когда вы научились составлять план проекта, вот основные советы по управлению проектами, которые помогут вашей команде работать более эффективно.

Как создать план управления проектом

План управления проектом (PMP – не путать с сертификацией Project Management Professional) определяет не только, когда проект будет реализован, но и то, как он будет реализован. Если документ содержит только то, что и когда будет сделано, это не настоящий План управления проектом.

Это может сбивать с толку, поскольку существует ряд инструкций о том, как создать план управления проектом или план проекта, который не включает ключевые компоненты.Полный план управления проектом должен включать инструкции по выполнению, мониторингу и контролю над проектом. Согласно Project Management Institute, он должен ответить на все вопросы, перечисленные ниже:

1. Что делать?
2. Когда это произойдет?
3. Сколько это будет стоить?
4. Кто это будет делать?
5. Какие продукты или услуги будут предоставлены в результате этих усилий?
6. В чем ответственность как разработчика, так и пользователя?
7. Кто отвечает за приемку продукта в завершенном виде?
8. От чего зависит выполнение задачи?
9. Какая механика будет официально использоваться для работы с механикой?
10. Как будет измеряться фактический прогресс?

Как написать план управления проектом

Создание вашего плана должно начинаться с шаблона плана управления проектом.Объем и уровень детализации плана будет зависеть от вашей организации и проекта. У многих компаний уже есть внутренний шаблон, который они предпочитают использовать, в котором указывается уровень необходимой им информации. План всегда должен начинаться с титульной страницы, истории версий и оглавления. Сильный план управления проектом будет включать всю следующую информацию:

• Базовый план содержания проекта и план управления содержанием
• Базовый план графика проекта и план управления графиком
• Базовый план стоимости проекта и план управления стоимостью
• План управления человеческими ресурсами
• Связь План управления
• План управления рисками

В зависимости от проекта могут быть также дополнительные дополнительные планы, такие как:

• План управления проблемами
• План управления качеством
• План управления закупками
• План управления требованиями
• Управление конфигурацией план
• План управления процессом
• План управления изменениями
• План управления заинтересованными сторонами
• План обучения

Приложения к плану также могут включать: rter

Ключевые термины и сокращения

Любая дополнительная соответствующая информация, например:

Техническое задание

Документация по требованиям клиентов

RACI (матрица ответственности)

План управления заинтересованными сторонами

Как разработать план управления проектом

Очевидно, что для создания плана управления проектом требуется много информации.Разумно задаться вопросом, как руководитель проекта все это сводит воедино. Во-первых, вы должны знать, что планы проектов часто считаются «живыми» документами. Это означает, что ожидается, что они будут обновляться и изменяться по мере развития проекта и / или обнаружения новой информации, требующей изменения плана. Во-вторых, составление надежного плана управления проектом требует времени и усилий. Вы можете выполнить следующие шаги, чтобы сделать это максимально эффективно:

Шаг 1. Встреча с заинтересованными сторонами проекта

Даже если заинтересованные стороны проекта уже указаны в другом документе, таком как бизнес-модель или устав проекта, важно просмотреть список и убедитесь, что он по-прежнему точен.Затем встретитесь со всеми заинтересованными сторонами проекта, чтобы обсудить цели и объем проекта. Это гарантирует, что все будут на одной странице, особенно в отношении предположений, ограничений и ожидаемых результатов. Обсудите процесс планирования с заинтересованными сторонами и убедитесь, что вы готовы помочь в этом процессе.

Шаг 2: Определите ключевые роли в проекте

Всем ключевым заинтересованным сторонам следует предложить внести свой вклад в части проекта, относящиеся к ним. Чтобы справиться с этим, важно определить, какие заинтересованные стороны вовлечены в каждую область проекта.Это часто является частью плана управления заинтересованными сторонами или даже частью плана управления коммуникациями. Соответствующие заинтересованные стороны включают спонсора проекта, членов команды, конечных пользователей и любых других людей, непосредственно участвующих, например, бизнес-экспертов, аудиторов или тестеров качества.

Шаг 3: Проведите стартовое собрание

Стартовое собрание объединяет заинтересованные стороны для обсуждения проекта и начала планирования. Некоторые темы, обычно обсуждаемые на стартовом совещании:

• Экономическое обоснование проекта
• Ожидаемые результаты и преимущества проекта
• Роли и обязанности заинтересованных сторон
• Информация о коммуникации и отчетности (частота встреч по проекту и т. Д. .)
• График и процесс выполнения плана проекта

Шаг 4: Разработка базовых планов проекта

На этом этапе вы должны быть готовы разработать базовый объем, график и бюджет. Часто проще всего начать с объема, затем завершить график и закончить с базовым планом бюджета. Однако эти три параметра взаимозависимы, поэтому имейте в виду, что любое изменение одного из них, скорее всего, повлияет на два других.

Шаг 5: Создание планов управления базовыми планами

После создания базовых планов у вас должен быть план управления ими.Это включает в себя отчетность по ним, мониторинг и управление отклонениями, а также описание обстоятельств, которые потребуют обновления базовых показателей.

Шаг 6. Создайте другие планы управления

Как вы знаете, планирование – огромная часть роли менеджера проекта. Чем сильнее ваш план, тем больше вероятность, что ваш проект будет успешным. Итак, недостаточно просто спланировать, как вы будете управлять базовыми показателями. Также должны быть созданы планы для управления всеми другими важными аспектами проекта или входящими в него ресурсами.Как обсуждалось ранее, может быть широкий спектр планов управления, но минимум должен включать управление ресурсами, управление рисками и управление коммуникациями.

Дополнительная литература

Как написать документ о содержании проекта

Знание того, как составить документ о содержании проекта, является критически важным навыком для менеджеров проекта. Документ о содержании проекта может быть разницей между успешным проектом и тем, который затягивается из-за сползания объема.

Снижение объема работ – это когда требования вашего проекта медленно расширяются на протяжении всего проекта, в то время как график и бюджет не меняются, чтобы отразить этот рост. Согласно опросу, проведенному PMI (Институтом управления проектами), более половины всех проектов сокращаются в объеме.

Следует отметить разницу между ползучестью прицела и позолотой. При золотом покрытии требования могут оставаться неизменными, но затраты труда выходят за рамки точки убывающей отдачи.

Без документа о содержании проекта сложно обеспечить, чтобы объем вашего проекта не увеличивался, вызывая увеличение расходов и риск срыва сроков.Читайте дальше, чтобы узнать, как написать документ о содержании проекта, который будет правильно определять объем вашего проекта и защищать от подавляющего сползания.

Что такое документ о содержании проекта?

Объем проекта описывает всю работу, необходимую для реализации проекта. Он включает функции и особенности конечного результата, а также любые факторы, определяющие успех проекта.

Документ о содержании проекта, часто называемый техническим заданием (SOW), записывает все эти характеристики, функции и требования, которые заинтересованные стороны ожидают от проекта.Это часть плана проекта, в которой излагается, какие работы должны быть выполнены для проекта.

Если что-то не определено в документе о содержании проекта, то это считается выходящим за рамки. Например, если есть новая функция, которую вы хотите добавить, но она не входит в объем рабочего документа, то она выходит за рамки, и включение ее в качестве требования приведет к расширению области действия.

Зачем вам нужен документ о содержании проекта?

Ключевым шагом в управлении содержанием является создание документа содержания проекта.Он действует как запись того, о чем было согласовано, поэтому на протяжении всего проекта не возникает путаницы. Без этой записи людям приходится полагаться на свои воспоминания, чтобы вспомнить то, о чем они договорились.

Документ о содержании проекта помогает защитить вашу команду от перевыполнения или недоотпуска. Без него ключевые функции могут быть упущены из виду или исключены из проекта. Заказчик также может запросить дополнительные функции. Без документа о содержании проекта вам и вашей команде не хватит документации, подтверждающей тот факт, что то, что они просят, выходит за рамки и потребует больше времени и денег для включения.

В конечном итоге, документ о содержании проекта помогает гарантировать, что все будут на одной странице в отношении того, что будет и что не будет реализовано в рамках проекта. Вы можете найти шаблон описания содержания, чтобы начать процесс создания собственного документа содержания проекта.

Кто составляет документ о содержании проекта?

Обычно за написание документа о содержании проекта отвечает менеджер проекта. Этот документ требует участия заказчика и всех основных заинтересованных сторон, в том числе конечных пользователей, спонсоров проекта, профильных экспертов и других.

Поскольку документ требует сведения воедино потребностей, желаний и взглядов множества различных групп, менеджер проекта находится в лучшем положении для этого.

Как написать документ о объеме работ

Вот три шага для написания документа о содержании проекта:

Шаг 1. Создайте свой шаблон

В каждый рабочий документ следует включать несколько стандартных элементов. Создав стандартный шаблон, вы сэкономите время, гарантируя, что ваши документы всегда будут согласованными, и ничего не будет упущено.

Вот ключевые разделы, которые вы должны включить в свой шаблон:

• Бизнес-пример : Это причина проекта и конечные цели, которые вы надеетесь достичь.
• Результаты проекта : Описание всех результатов, которые будут предоставлены заказчику.
• Критерии приемки : Это список критериев, которым должны соответствовать результаты поставки, чтобы заказчик принял их.
• Ограничение s: Ограничения – это ограничения проекта, такие как нехватка времени или денег.Если от вас требуется использовать определенный процесс или следовать установленным правилам, это могут быть ограничения.
• Допущения : Часто в начале проекта остается много неизвестных. Все, о чем вам нужно догадаться, следует изложить здесь как предположение.
• Исключения : В этом разделе рассматриваются все, что вы хотите уточнить, выходящие за рамки и не будут включены в проект.
• Соглашение : Итак, нет никаких сомнений в том, согласились ли ваши ключевые заинтересованные стороны с объемом, вы должны попросить их просмотреть и подписать документ.

Шаг 2: Соберите команду

Ваш рабочий документ никогда не должен выполняться изолированно. Когда у вас есть шаблон, самое время собрать команду проекта, профильных экспертов и других заинтересованных лиц для проведения мозгового штурма.

Постарайтесь включить как можно больше деталей. Вы не хотите, чтобы какие-либо утверждения были расплывчатыми, иначе люди могут интерпретировать их по-разному. Избегайте использования жаргона и терминов, которые читатели могут не понять. Если у нескольких заинтересованных сторон есть противоречивые запросы, важно найти подходящий компромисс и задокументировать его, чтобы не возникало вопросов позже.

Шаг 3: Завершите работу над документом

После того, как вы создали документ, пора отправить его клиенту для окончательной подписи. Это должно произойти до того, как вы завершите свой план проекта и начнете его выполнение. В противном случае ваша команда могла бы начать работу только для того, чтобы обнаружить, что требование неверно, и им придется начинать заново.

После подписания документа убедитесь, что вы храните его в надежном и легкодоступном месте на случай, если в ходе проекта возникнут вопросы, связанные с объемом работ.

Создайте идеальный документ с содержанием проекта с помощью Wrike

Программное обеспечение для управления проектами

Wrike поможет вам каждый раз создавать идеальный документ с содержанием проекта. Вы можете создать и сохранить свой шаблон и заполненные объемные документы прямо в программе. Когда вы создаете новый документ с объемом работ, члены команды могут оставлять комментарии и вносить предложения в Wrike. Кроме того, вы можете использовать Wrike Proof, чтобы отправить черновик документа вашему клиенту на рассмотрение и утверждение. Подпишитесь на нашу бесплатную 14-дневную пробную версию и узнайте, как Wrike помогает улучшить ваши проекты!

Создать новый проект

Вы всегда можете создать новый проект из шаблона или другого проекта.Но если вам нужно начать все сначала, вы можете создать пустой файл проекта:

Щелкните Файл > Новый > Пустой проект .

Это дает вам чистый холст для работы. Если вы не знаете, что делать дальше, читайте дальше.

Что делать с вашим новым проектом

Установить дату начала или окончания проекта

1. Щелкните Project > Project Information .

2. Перейдите в поле Schedule from и выберите Дата начала проекта или Дата окончания проекта .

3. Добавьте дату в поле Дата начала или Дата окончания .

Совет по управлению проектом Составьте график с даты окончания, чтобы выяснить, насколько поздно вы можете начать проект и уложиться в срок.Измените настройку выше на расписание с даты начала после начала работы, чтобы вы могли видеть, когда изменения ставят под угрозу крайний срок.

Когда вы получите общую картину, Project поможет вам разобраться в деталях расписания:

Верх страницы

Задайте имя или заголовок и другие свойства файла

Сохраните свой проект, чтобы дать ему имя или заголовок.Вы можете изменить имя и другие свойства файла в любое время.

1. Щелкните Файл > Информация .

2. Справа щелкните Информация о проекте , а затем щелкните Дополнительные свойства .

3. На вкладке Сводка введите имя в поле Название .

4. Добавьте любую другую информацию, которую вы хотите включить в файл проекта.

Примечание: Чтобы вернуться к просмотру проекта, нажмите кнопку «Назад».

Верх страницы

Добавить задачи

Большинство проектов начинают свою жизнь со списка задач в Excel, Word или даже на листе бумаги.Прежде чем вы сможете планировать эти задачи и управлять ими, вам необходимо добавить их в файл проекта.

• Добавьте задачи вручную То есть введите их в Project.

• Вырезать и вставить Project запоминает структуру схемы, которую вы создали для своих задач в Word, Outlook или PowerPoint, и превращает их в сводные задачи и подзадачи при их вставке в Project (только в Project 2013 и более поздних версиях).

• Импорт данных из Excel Если в вашем списке задач Excel есть длительность, смета расходов, крайние сроки или другие данные о проекте, вы также можете перенести их.

• Синхронизация с SharePoint Вы можете работать с Project в SharePoint.После того, как вы запланируете эти задачи, члены вашей команды смогут видеть расписание и обновлять свою работу в SharePoint, а вы увидите изменения в Project. Наоборот.

После того, как вы их добавите, вы можете приступить к работе со своими задачами:

Верх страницы

Показать сводную задачу проекта

Сводная задача проекта содержит все другие задачи и отображается в верхней части списка задач.По умолчанию Project скрывает итоговую задачу проекта. Чтобы включить его, перейдите к диаграмме Ганта, нажмите Формат , а затем отметьте Задача сводки проекта .

Верх страницы

Куда идти дальше

При создании нового проекта в Project Web App у вас есть следующие параметры:

• Enterprise Project. Этот параметр создает проект, который можно редактировать в Project Web App.

• Список задач SharePoint. Этот параметр создает проект как сайт проекта. Используйте список задач на сайте проекта, чтобы перечислить задачи для вашего проекта. По мере создания списка задач на этом сайте проекта эти задачи будут доступны для просмотра в Центре проектов в Project Web App.

В вашей организации может быть несколько различных шаблонов для создания новых проектов, поэтому вам следует выбрать шаблон, который наиболее подходит для создаваемого вами проекта.

Создать новый корпоративный проект

Для создания нового корпоративного проекта:

1. На панели быстрого запуска щелкните Проекты .

2. На вкладке Projects щелкните New , а затем выберите Enterprise Project или выберите шаблон корпоративного проекта, специфичный для вашей организации.

3. На открывшейся странице введите соответствующую информацию в поля Имя , Описание и Дата начала , а затем выберите Завершить .

4. Заполните как можно больше информации на страницах, созданных для вашего проекта. После ввода информации на вкладке Task или Project в группе Project щелкните Save . Каждая страница проекта отображается на панели быстрого запуска под именем проекта, пока проект открыт. Вы можете перемещаться между страницами, щелкая ссылки быстрого запуска или нажимая Предыдущий и Следующий на вкладке Project в группе Page .

Если проект или предложение связаны с многоступенчатым рабочим процессом, вы можете нажать Отправить , чтобы запустить рабочий процесс после того, как вы добавите как можно больше информации на страницы сведений о проекте.

Когда вы впервые создаете проект или предложение, они видны только владельцу проекта. Чтобы сделать его видимым для членов команды, которым назначены задачи в проекте, вам необходимо опубликовать проект.Дополнительные сведения о публикации проекта см. В разделе «Публикация проекта».

Создайте новый проект списка задач SharePoint

Чтобы создать новый проект списка задач SharePoint:

1. На панели быстрого запуска щелкните Проекты .

2. На вкладке Проекты щелкните Новый , а затем выберите Список задач SharePoint или выберите шаблон проекта списка задач SharePoint, специфичный для вашей организации.

3. На странице Create a new project введите имя нового проекта и нажмите Finish .

   Примечание: Если вы уже запустили план проекта с использованием списка задач в Microsoft SharePoint Foundation 2013, вы можете щелкнуть Импорт с сайтов SharePoint , чтобы добавить этот список как проект в Центр проектов.Дополнительные сведения см. В разделе Добавление существующего списка задач SharePoint в Project Web App.

4. После создания сайта проекта нажмите изменить в сером поле в левой части веб-части «Сводка проекта ».

5. Используйте страницу задач , чтобы добавить задачи вашего проекта, включая информацию о сроках выполнения , и , назначенных на .

После создания этого списка задач, если вы вернетесь в Project Web App, вы увидите, что он указан как проект в Центре проектов. Обновления, внесенные в список задач на сайте проекта, отражаются в Центре проектов в Project Web App.

50 простых DIY-проектов, которые можно выполнить на этих выходных

Из-за пандемии коронавируса многие люди проводят дома больше времени, чем когда-либо, и стремятся заняться некоторыми домашними проектами, пока они проводят время внутри.Однако, хотя обучение гипсокартону или ремонт собственного внутреннего дворика может потребовать больше времени и денег, чем большинство людей склонно тратить прямо сейчас, существует множество простых проектов, которые вы можете выполнить, чтобы полностью преобразить свой дом за пару шагов. дней или меньше. Вот почему мы объединились с экспертами DIY, чтобы предложить вам несколько удивительных и простых домашних проектов DIY, которые вы можете выполнить за одни выходные! А чтобы узнать о более простых и быстрых способах украсить свое пространство, ознакомьтесь с этими 23 гениальными проектами по благоустройству дома, которые вы можете выполнить за час (или меньше!).

Cass Creates a Home

Нет бюджета на дорогие обои? Без проблем! Cassandra Campana из Cass Creates говорит, что этот проект практически не стоил денег и был быстро завершен. «Я использовала ровный и длинный кусок древесины, чтобы нарисовать вертикальные линии вдоль стены. Затем я вырезала два куска деревянных обрезков под углом и склеила их вместе, чтобы сделать шаблон для остальной части рисунка», – объясняет она. . Нарисовав рисунок на стене карандашом, она раскрасила его тонкой кистью. (Чтобы узнать больше о том, как она его выполнила, нажмите здесь).

Да, мы построили этот

Устали от того, что в вашем шкафу слишком много несовместимых кружек? Объедините свою коллекцию и храните свои утренние аксессуары для сна в одном месте с этой простой кофейной станцией от Jes и Madhu Das из Yea We Built That.

После того, как вы отшлифовали дерево и покрыли его лаком, «соедините части [и] убедитесь, что полка находится под углом 90 градусов, чтобы содержимое вашей полки не соскользнуло», – говорит Джес. Она добавляет, что крючки для кружек под станцию ​​можно купить в любом строительном магазине.(Чтобы получить более подробное представление об этом проекте, нажмите здесь.) А чтобы узнать больше о новых потрясающих идеях по модернизации вашего помещения, ознакомьтесь с 27 удивительными обновлениями для дома на любой бюджет.

Да, мы построили этот

. Если вам нужно больше места для хранения вещей, но у вас мало места, эти выдвижные ящики для молока могут быть лучшим способом избавиться от беспорядка.

«У нас лежала пара [ящиков], поэтому мы решили превратить их в функциональные предметы, где мы могли бы хранить вещи, к которым нам нужен доступ на регулярной основе», – говорит Джес.Покрасив ящики распылением, она прикрепила направляющие для ящиков к ящику и стене, убедившись, что их размер и повторные измерения обеспечивают функциональность. (Хотите сделать свой собственный? Посмотрите проект Джеса и Мадху здесь.)

Dream of Home

Превратить это тусклое зеркало в эффектный предмет проще, чем вы могли ожидать. «Недавно я превратила простое деревянное зеркало в великолепное изделие из розового золота, используя только белую краску, скотч и баллончик с аэрозольной краской Rust-Oleum из розового золота», – говорит самодельный блогер Сара Маклин из Dream of Home.Она просто красила углы белой краской, покрывала их скотчем, когда они высыхали, а остальное использовала краску из баллончика. (Чтобы получить полный текст «Сделай сам», щелкните здесь.) Но прежде, чем вы начнете брать кисть, убедитесь, что вы знаете эти 17 плохих проектов «сделай сам», которых следует избегать, согласно мнению специалистов по благоустройству дома.

BohoFrisco

Хотите украсить свою спальню в кратчайшие сроки? Все, что нужно, – это выходные и немного смазки для локтей, чтобы сделать это великолепное изголовье. «Это обновление было недорогим и имело огромное влияние, но потребовалось несколько слоев, чтобы покрыть серый цвет оригинальной обивки», – говорит DIYer Аманда По из BohoFrisco.

BohoFrisco

Теперь, когда вы сделали изголовье, почему бы не обновить и эту скучную тумбочку в своей спальне? На создание индивидуального изделия уходит всего пара часов. «Я использовал меловую краску и трафарет, чтобы создать этот вид инкрустации костью за небольшую часть стоимости», – говорит По. (Щелкните здесь, чтобы ознакомиться с полным руководством по изголовью и прикроватной тумбочке.) А если вас беспокоит температура в спальнях, ознакомьтесь с 17 гениальными способами сохранить прохладу в спальне.

Just Measuring Up

Вместо того, чтобы выносить этот потрепанный старый комод на свалку, попробуйте переделать его в стиле домашних блоггеров DIY Эш и Эйлин Аннесли из Just Measuring Up.«У нас был старый комод 50-х годов, и мы полностью изменили его внешний вид с помощью молочной краски и нового оборудования», – объясняет пара. (Любите этот проект? Посмотрите, как они здесь это сделали.)

Just Measuring Up

Вам не нужно теснить каждую книжную полку и мантию, чтобы найти достаточно места для ваших фотографий. «Это великолепные выступы для картин, которые мы сделали из обрезков древесины, на которых сейчас хранится коллекция фотографий», – говорят Аннесли. Лучшая часть? Этот проект стоил менее 10 долларов. (Узнайте больше здесь.)

Просто измеряя

Великое искусство не обязательно должно стоить целое состояние.Показательный пример: эта великолепная карта от Just Measuring Up. «Это простая карта мира, состоящая из трех частей, сделанная из дерева, краски и трафарета», – объясняют Аннесли. (Хотите сделать свой собственный? Посмотрите их руководство здесь.)

Сделай сам Danielle

Создание большего объема хранилища не должно быть трудоемким или дорогостоящим делом. Однако важно обезопасить полки перед их использованием. DIYer Даниэль Пинтка , основательница DIYDanielle.com, говорит: «Вы должны убедиться, что полки и шкафы выровнены и прикреплены к стойкам в стене.Все должно быть надежно закреплено, книги и фильмы тяжелые ». (Более подробную информацию об этом проекте можно найти здесь.) И чтобы узнать о других способах улучшения вашего дома, ознакомьтесь с этими 7 хитростями Genius Home Office, которые сделают работу из дома Намного лучше.

Сделай сам Danielle

Хотите, чтобы телевизор и кабельная приставка стали стильной частью вашего интерьера, а не бельмом на глазу? Пентка говорит, что на этот проект уходит немного больше времени, но он того стоит. «Мы установили шкафы, а затем добавили ножки для дополнительной поддержки», – объясняет она.«Шкафы дают нам много скрытого места для хранения без особых усилий». (Ознакомьтесь с полным руководством здесь.)

BohoFrisco

Модернизация кухни не означает затрат больших денег или даже найма подрядчика. По говорит, что съемная плитка – это простой способ преобразить ваше пространство, отмечая, что для завершения этого проекта потребовались всего одни выходные. А еще лучше то, что «эти плитки съемные, поэтому вы можете вынуть их, когда покидаете арендуемое помещение или когда снова захотите сменить кухню!» (Чтобы узнать больше об этом проекте, щелкните здесь.) А чтобы узнать больше о том, как создать пространство вашей кулинарной мечты, ознакомьтесь с 25 кухонными украшениями, которые полностью преобразят ваше пространство.

Ремонт кухни может быть дорогостоящим, но вы можете обновить кладовую за один уик-энд, установив нестандартные стеллажи. «Мы вынули старые проволочные полки из кладовой и заменили их красивыми деревянными полками и домашними ящиками», – говорят Аннесли. (Посмотрите, как они это сделали здесь.)

Chatfield Court

Реконструкция вашего дома? Используйте эти старые двери с пользой с помощью этой забавной поделки от Chatfield Court.«Это простой проект, и он имеет огромное значение для любого помещения», – говорит DIYer Кристи Хайт . (Узнайте больше здесь.)

Сборка Rez

Большие обеденные столы могут быть непомерно дорогими, если вы не сделаете свои собственные. «Просто отшлифуйте дерево с помощью орбитальной шлифовальной машины, добавьте слой морилки и вытрите его. Дайте ему высохнуть, а затем нанесите побелку на весь стол», – говорит Остин Альварес из Building Our Rez. (Для получения полных инструкций щелкните здесь.)

Создание нашего Rez

Чтобы оставаться в тепле на открытом воздухе, не обязательно перетаскивать одеяла на задний двор.«Сходите в местный хозяйственный магазин и возьмите 30 блоков подпорной стены из оловянного бетона, мешок с гороховой галькой и мешок с основанием для брусчатки», – говорит Альварес. «Через два часа вы будете жарить зефир в компании самых близких друзей и родственников». (Ознакомьтесь с полным проектом здесь.)

SawsHub

Превратите пищевые отходы в богатые питательными веществами удобрения для вашего сада с помощью этого простого DIY. «Вы можете использовать любую древесину, которую хотите построить, в том числе бесплатную древесину, – говорит Аллен Майкл , редактор сайта DIY SawsHub.«Только убедитесь, что он не обработан – вы не хотите, чтобы в компост были химикаты!» (Вы можете найти полное руководство здесь.)

Diy.Ing.Mama

Хотите поиграть зеленым пальцем? Эта сочная стена – идеальный способ показать ваши ценные растения в горшках. «Все, что вам нужно, это шип, кастрюли 2 × 2 и зажимы», – говорит Аманда Бэджли из DIY.ing.Mama. «Сделайте несколько прямых надрезов, прибейте все вместе, закрутите зажимы, и готово!» (Для получения дополнительной информации об этом проекте щелкните здесь.)

Chicfully Kreations

С этими простыми террариумами Karla Perez от Chicfully Kreations можно выйти на улицу.«Вы наполняете аптекарские банки камешками и просто вставляете в них суккулент по вашему выбору», – объясняет Перес. (Чтобы узнать больше об этом проекте, нажмите здесь.)

Chicfully Kreations

Хотите, чтобы ваша входная дверь преобразилась по сезонам? Попробуйте этот великолепный проект бумажного венка от Chicfully Kreations для большого размера. «Я использовал венок из натуральной ивы в цветочном саду, различные пластиковые папоротники, белые бумажные тарелки, перья, покрытые золотым блеском, и вырезанный силуэт [Питера Пэна]», – говорит Перес.Она отмечает, что сначала свернула тарелки, чтобы сделать цветы, а затем наклеила другие материалы. (См. Полный проект здесь.)

If Only April

Поднятые кровати только что получили шикарное обновление, благодаря этому простому DIY из April Reade из If Only April. «Просто вырежьте дерево, сделайте из него коробку и добавьте ножки для удобства. Добавьте доски на дно коробки и накройте дно черной сеткой из стекловолокна, чтобы защитить землю от проваливания», – говорит Рид. (См. Полный учебник здесь.)

Просто измеряю

Не позволяйте вашей почте и ключам больше загромождать ваш подъезд. Рид говорит, что она прикрепила крючки и маленькие полочки к обрезкам дерева и вуаля, “органайзер для прихожей был готов!” (Посмотрите, как она это сделала здесь.)

Если бы только апрель

г. Неужели в вашем гараже стало так захламлено, что пол почти не видно? Эти простые полки своими руками идеально подходят, чтобы раз и навсегда избавиться от беспорядка. «Я прикрепил рамку к стене, затем сделал другую подходящую рамку и соединил их с помощью планок», – объясняет Рид.«Затем я разрезал лист фанеры на три части и выложил им полки». (Ознакомьтесь с полными инструкциями по проекту здесь.)

If Only April

Легко обновите свой стол с помощью этого ленивого держателя для карандашей Susan. «Я измерил толщину карандашей, просверлил отверстия в дереве, прикрепил ленивую Сьюзен на дно, и все было готово!» – говорит Рид. (Узнайте, как его сделать здесь.)

If Only April

Вам не нравится внешний вид неуклюжих пластиковых игрушек ваших детей? Сделать этот великолепный деревянный детский тренажерный зал проще, чем вы ожидаете.«Просто возьмите одну 1 × 2, сделайте из нее четыре ножки, прикрепите дюбель и украсьте, как хотите», – говорит Рид. «Я использовала бусинки на эластичном шнуре, но идей безгранично». (Узнайте, как сделать свой собственный здесь.)

Алисса Лоринг

Вам не нужно обладать навыками подрядчика или огромным бюджетом, чтобы создать свой собственный шкаф. Используя систему ClosetMaid Selectives, DIYer Алисса Лоринг из Feathers and Stripes создала это место для хранения на заказ для своей дочери. «Мне нравятся ящики для дополнительной организации, поэтому у меня есть место, чтобы положить ее купальники, дополнительные простыни и другие вещи, которые просто не подходят к ее комоду», – сказала она.«В одном ящике обычно есть какие-то вещи, которые немного велики, но скоро туда поместятся». (Узнайте, как сделать свой собственный здесь.)

The Saw Guy

Одна упавшая кружка кофе – это слишком много, но вам не нужен еще один стол, загромождающий ваше пространство, чтобы дать себе дополнительное место для этих напитков – просто потратьте день на изготовление этого деревянного чехла для дивана. После обрезки дерева до нужного размера «приклейте и закрепите стороны, чтобы прикрепить две нижние части к верху, и дайте им высохнуть», – говорит Брэндон Смит , редактор The Saw Guy.Затем нанесите морилку и полиуретановую отделку, и готово! (Вы можете найти информацию о том, как сделать свой собственный здесь.)

The Handyman’s Daughter

Накинув одеяло на подлокотник дивана, можно добавить нотку деревенского шика, но на вашем диване не так много текстиля. Введите: лестница для одеял своими руками. «Чтобы сделать эту простую лестницу для одеял, вам даже не понадобятся электроинструменты. Все, что для этого потребуется, – это коробка для резки под углом, ручная пила и несколько досок», – говорит Винета Джексон , основательница The Handyman’s Daughter.(Вы можете получить от нее всю информацию здесь.)

Дочь разнорабочего

Этот простой домашний проект, сделанный своими руками, может полностью преобразить комнату, но, как ни странно, не требует подрядчика. Если вы над своим существующим кирпичным камином, «сгладьте шероховатую поверхность раствором, а затем придайте ей новый вид с помощью современной плитки», – предлагает Джексон. (Щелкните здесь, чтобы получить более подробные инструкции.)

Mama Kate Knows Best

Известно, что пятна от дыма трудно вычистить, но не позволяйте этому отговаривать вас от переделки камина.«Когда очистка не удалила пятна дыма, я обратилась к полупрозрачной краске для бетона», – говорит Кейт Терхуне из Mama Kate Knows Best. (Полный текст «Сделай сам» можно найти здесь.)

The Handyman’s Daughter

Даже если пол в вашей ванной комнате изношен немного хуже, вам не нужно рвать всю эту плитку. По словам Джексона, легко «придать полу в ванной смелый новый вид с помощью краски для пола и графического трафарета». (Вы можете щелкнуть здесь, чтобы получить дополнительную информацию об этом простом домашнем проекте DIY.)

The Handyman’s Daughter

Подставка для ноутбука, которую вы купили в местном крупном магазине, может служить определенной цели, но она не совсем красивая. К счастью, преобразовать его проще, чем вы могли ожидать, с помощью этого простого проекта DIY. «Так легко заменить верх из искусственного дерева этой купленной в магазине подставки для ноутбука на нестандартный дизайн», – объясняет Джексон. «Вы можете склеить несколько контрастных досок вместе, чтобы сделать кусок побольше, или добавить ярких цветов с помощью переработанных скейтбордов». (Чтобы просмотреть полное руководство, щелкните здесь.)

Дочь разнорабочего

У вас дома слишком много несовпадающих свечей? Превратите их в потрясающий центральный элемент, создав свою собственную деревянную свечу или подставку для растений. «Выкопайте кучу древесных отходов, чтобы собрать этот простой самодельный подсвечник, который можно использовать в качестве подставки для воздушных растений», – говорит Джексон. «Просто склейте слои, обрежьте стороны и просверлите отверстие для свечи сверху». Просто как тот! (И если вам нужны дополнительные указания по этому DIY, нажмите здесь.)

The Handyman’s Daughter

Даже если у вас нет большого пальца руки, повесив на стену несколько простых в уходе растений, вы сможете добавить яркости вашему пространству с минимальными затратами времени.«Приправьте обычный крючок для растений причудливой деревянной основой, а затем добавьте симпатичные террариумы для воздушных растений», – говорит Джексон. Она отмечает, что на выполнение всего этого проекта уходит меньше часа. (Щелкните здесь, чтобы узнать, как сделать его самостоятельно.)

Дочь разнорабочего

Полный ремонт кухни – довольно трудоемкое и дорогостоящее мероприятие. Тем не менее, вы можете «быстро переделать свои плоские передние шкафы с помощью контактной бумаги для снятия кожуры и наклеек», – говорит Джексон. Это также отличный способ для съемщиков трансформировать свою кухню, не теряя залог.(Для получения дополнительной информации о том, как реализовать этот простой проект своими руками, щелкните здесь.)

Дочь разнорабочего

Вам не нужно срывать имеющийся фартук, чтобы дать ему новую жизнь. Вместо этого «украсите его слоем адгезионного грунта и краски для пола, которая выдержит кухонные беспорядки и брызги на раковине», – предлагает Джексон. (Щелкните здесь, чтобы получить дополнительную информацию об этом руководстве.)

Джеймс Джадж

Ищете способ преобразить вашу кухню, не требующий привлечения подрядчика? Добавить немного отделки над шкафом так просто, что это под силу даже новичку.«Купите молдинг и отделку, а затем покрасьте их в цвет корпуса», – объясняет Джеймс Джадж , дизайнер и риэлтор из Феникса. «В завершенном виде кажется, что шкафы расширяются до потолка».

Джеймс Джадж

Если вам надоели тусклые стены – и даже краска не подойдет – отличный способ изменить их – добавить панели, которые установить проще, чем вы думаете. «Купите доски 1 × 1, а затем создайте графический узор», – предлагает Джадж. Он рекомендует сначала нарисовать узор на стене, прежде чем вешать панели.Затем прикрепите доски к стенам и покрасьте их в любой цвет. «Это отличный недорогой способ придать новый вид и прекрасная альтернатива поклейке обоев», – говорит Джадж.

Стакан шторы Bovino

может стоить немалые деньги, но вы легко можете сделать свои собственные, используя небольшие ноу-хау своими руками. DIY-блогер Алиса Бовино из «Бокала Бовино» говорит, что на подшивку набора из четырех панелей уходит всего около часа. Ее единственные предупреждения об этих плиссированных красотках? «Убедитесь, что вы используете одинаковое количество ткани на складку, вы размещаете их примерно на равном расстоянии друг от друга, и вы также делаете стрижку в одном и том же месте.”(Чтобы просмотреть полное руководство, щелкните здесь.)

Just Might DIY

Мебель Ikea может быть основным продуктом во многих домах, но сама по себе она не особо выделяется. Если вы хотите изменить внешний вид вашего медиацентра, попробуйте эту хитрость Kallax от DIY-блоггера JZ из Just Might DIY. «С помощью тонкого дерева, морилки, столярного клея, выдвижных ящиков и свободного дня я превратила этот предмет из меха в вау», – объясняет она. Лучшая часть? Это стоило ей всего 40 долларов!

Just Might DIY

Есть старый шкаф для записей, который видел лучшие времена? Нажмите здесь, чтобы попробовать трюк JZ по перепрофилированию семейной реликвии и приданию ей новой жизни.«Мы решили использовать кости старого [шкафа для пластинок] и покрыть его шпоном красного дуба, чтобы моя мама по-прежнему использовала его для хранения своих пластинок», – говорит она.

Just Might DIY

Живете ли вы на пляже или просто мечтаете об этом, создание изголовья доски для серфинга – отличный способ оживить вашу спальню, придав ей немного океанского вдохновения. Несмотря на отсутствие опыта и ограниченный набор инструментов, JZ удалось создать это великолепное произведение. «Это изголовье является доказательством того, что при достаточной решимости вы можете сделать все, что захотите», – говорит она.(И вы можете сделать собственное изголовье доски для серфинга с полным руководством здесь.)

Just Might DIY

Хотите добавить в свое пространство элементы природы, но не с растениями? Попробуйте это украшение из цветов из дерева сола от Just Might DIY. «Немного воды, смешанной с краской для рукоделия, и вы можете окунуть эти удивительные цветы [дерево сола] и создать красивый центральный элемент, который прослужит долго», – говорит JZ.

Молоток и повязка на голову

Этот простой венок из открыток своими руками – еще один замечательный центральный элемент, который будет потрясающе смотреться на вашей стене круглый год.«В этом венке есть все: причудливая форма спутника, серебристый блеск и место для демонстрации ретро-открыток», – говорит Тара Бесоре , основательница DIY-блога Hammer and a Headband.

Все, что она использовала, – это предварительно вырезанные куски дерева и клей для изготовления рамы. «Я создала этот венок, чтобы держать открытки к праздникам и особым случаям, но в остальное время года это идеальное место для демонстрации моих любимых открыток», – говорит она.

Молоток и повязка на голову

Преобразование вашего дома с помощью нового искусства не должно означать, что вы часами просматриваете Etsy или галереи в поисках вдохновения.«Поскольку мидмод-арт включает в себя множество простых форм и чистых линий, любой может сделать такой рисунок, используя несколько основных форм», – говорит Бесоре. «Подумайте о футбольных мячах и кеглях для боулинга». (Чтобы просмотреть полное руководство, нажмите здесь.)

Just Might DIY

Не в восторге от выбора рам в местном магазине? Без проблем. По словам JZ, создать этот каркас из акустической пены довольно просто. «Я создал то, что мы называем« Каркас деки »из сосны с квадратными краями, черной морилки и большого терпения. Но это определенно того стоило!» она говорит.«Теперь эта крутая картина воплощена в самом произведении искусства». (И вы можете сделать свой собственный, следуя инструкциям здесь.)

Кэти Хельмут Мартин

Хотите бросающийся в глаза элемент дизайна, чтобы оживить в противном случае мягкую стену? Попробуйте создать свой собственный цветочный декор для стен. «У меня была эта деревянная рама, которая использовалась в качестве упаковочного элемента для большого прибора [и] могла легко покрыть ее тканью с помощью степлера, [чтобы] получить великолепный фокус», – объясняет блоггер Кэти Хельмут Мартин , основатель оловянной черепицы и небольшой блог-маяк.Просто прикрепив ткань скобами к раме, она создала это удивительное произведение искусства, но вы также можете сделать то же самое с куском пробковой доски, если хотите создать свой собственный центр сообщений.

Кэти Хельмут Мартин

С помощью небольшой ленты и краски для классной доски вы можете создать великолепный настенный календарь многоразового использования, который не займет ни дюйма места. Мартин говорит, что это один из первых проектов, которым она занималась на своем рабочем месте. «Я набросала это в своем блокноте, а затем разложила синюю малярную ленту на квадраты, убедившись, что они выстроились так, как я хотела», – говорит она.«Я нанесла черную краску на классную доску кистью ровными линиями. Я поручила местному художнику по вывескам Джен Ульрих нарисовать текстовые слова».

На лету DIY

Новый светильник может быть дорогостоящим вложением, поэтому, если вы ищете простой недорогой проект самостоятельного освещения, чтобы обновить свое пространство, не ищите ничего, кроме «Сделай сам» на лету. «Подвесное освещение настолько легко и недорого сделать самому. Нет причин покупать новые светильники по розничным ценам», – говорит Вики Листон в видео-уроке On the Fly DIY.

Она сделала это приспособление из деталей в местном хозяйственном магазине, но вы можете найти все необходимые материалы в своем подвале! «Начните с базовой настройки проводки, и вы сможете использовать практически любой оттенок DIY, чтобы идеально сочетаться с вашим стилем», – объясняет она.

На лету DIY

Этот простой домашний проект DIY не только декоративен, но и невероятно практичен. «Мы используем интернет-магазины почти для всего, но пираты с крыльца ограничивают это удобство», – объясняет Листон в видеоуроке по этому сверхзащищенному почтовому ящику.С помощью дерева, пилы, дрели, шурупов, петель и аэрозольной краски ей удалось создать свой собственный защищенный от кражи почтовый ящик, чтобы перехитрить этих воров – и вы тоже можете!

Что такое план проекта? Полное руководство по планированию проекта

Условия планирования проекта

Прежде чем мы погрузимся в составление плана проекта, полезно ознакомиться с некоторыми терминами, с которыми вы столкнетесь. Вот список общих терминов, с которыми вы встретитесь в этом руководстве.

• Результат поставки: Результаты проекта, такие как продукт, услуга, отчет и т. Д.
• Заинтересованное лицо: Любой человек, заинтересованный в проекте – руководитель проекта, спонсор проекта, члены команды, клиенты и т. Д.
• Задачи: Небольшие задания, которые приводят к окончательному результату.
• Milestone: Конец одной фазы проекта и начало следующей.
• Ресурсы: Все, что вам нужно для завершения проекта, например персонал, расходные материалы, материалы, инструменты, люди и многое другое.
• Бюджет: Оценка общей стоимости завершения проекта.
• Отслеживание и мониторинг: Сбор данных по проекту и обеспечение их отражения запланированных вами результатов.

Этапы планирования проекта

Процесс планирования проекта имеет решающее значение для успеха вашего проекта, и как руководитель проекта вы должны думать обо всех элементах, составляющих ваш план управления проектом, таких как работа, время, ресурсы и риски.

Теперь мы рассмотрим основные этапы планирования проекта :

1. Краткое описание бизнес-кейса
2. Встреча с ключевыми заинтересованными сторонами
3. Определить объем проекта
4. Собрать команду проекта
5. Определить бюджет проекта
6. Установить цели и задачи проекта
7. Краткое описание результатов проекта
8. Составить график проекта
9. Назначьте задачи членам вашей команды
10. Провести анализ рисков
11. Создайте план проекта
12. Сообщите о своем прогрессе

Следуя этим этапам планирования проекта, вы проясните, чего вам нужно достичь, разработаете процессы, которые вам нужны для этого, и разработаете план действий для дальнейшего продвижения этого плана проекта.

1. Краткое описание бизнес-модели

Если у вас есть проект, для него есть причина – это ваше экономическое обоснование. В бизнес-модели излагаются причины, по которым проект запускается, его преимущества и окупаемость инвестиций. Если есть проблема, которую решают, то эта проблема описана здесь. Бизнес-кейс будет представлен тем, кто принимает решения в вашей организации, с объяснением, что и как должно быть сделано, а также технико-экономическое обоснование для оценки практичности проекта.В случае одобрения у вас есть проект.

2. Встреча с ключевыми заинтересованными сторонами

У каждого проекта есть заинтересованные стороны, те, кто кровно заинтересован в проекте. От тех, кто получает прибыль, до членов команды проекта, ответственных за его успех. Следовательно, любой руководитель проекта должен определить, кто эти ключевые заинтересованные стороны в процессе планирования проекта, от заказчиков до регулирующих органов. Встреча с ними имеет решающее значение для получения лучшего представления о том, что должен включать план управления проектом и что ожидается от конечного результата.

3. Определите объем проекта

Это относится к работе, необходимой для достижения целей проекта и получения требуемых результатов. Объем проекта должен быть определен и организован иерархической структурой работ (WBS). Таким образом, объем проекта включает в себя то, что вы должны сделать в проекте (конечные результаты, промежуточные результаты, рабочие пакеты, действия, задачи), но также и то, что несущественно. Последнее важно для плана проекта, потому что знание того, что не является приоритетным, помогает избежать расползания объема; то есть использовать ценные ресурсы для чего-то, что не является ключом к успеху вашего проекта.

4. Соберите команду проекта

Вам понадобится квалифицированная проектная группа, которая поможет вам составить план проекта и успешно его реализовать. Желательно собрать разнообразную группу опытных профессионалов, чтобы создать многопрофильную команду, которая увидит ваш план управления проектом с разных точек зрения.

5. Определите бюджет проекта

После определения объема проекта у вас будет список задач, которые необходимо выполнить для успешной реализации проекта.Для этого вам потребуются такие ресурсы, как оборудование, материалы, человеческий капитал и, конечно же, деньги. Бюджет вашего проекта оплатит все это. Первым шагом к созданию бюджета проекта является оценка затрат, связанных с каждой задачей. Когда у вас есть эти оценочные затраты, вы можете установить базовый план затрат, который является основой для бюджета вашего проекта.

6. Установите цели и задачи проекта

Цели и задачи – разные вещи, когда дело доходит до планирования проекта. Цели – это результаты, которых вы хотите достичь, и обычно они широкие.С другой стороны, цели более конкретны; измеримые действия, которые необходимо предпринять для достижения вашей цели. При создании плана проекта цели и задачи, естественно, вытекают из экономического обоснования, но на этом этапе вы углубляетесь в детали. В некотором смысле вы настраиваете цели, сформулированные в бизнес-модели, и создаете четко определенные задачи. Эти цели и задачи собраны в уставе проекта, который вы будете использовать на протяжении всего жизненного цикла проекта.

7. Краткое описание результатов проекта

У проекта может быть множество результатов.Результатом может быть товар, услуга или результат, необходимые для выполнения задачи, процесса, фазы, подпроекта или проекта. Например, конечный результат является причиной проекта, и как только этот результат создается, проект завершается. Как определено в объеме проекта, проект состоит из подпроектов, фаз, рабочих пакетов, действий и задач, и каждый из этих компонентов может иметь конечный результат. Первое, что нужно сделать, это определить, каков будет окончательный результат и как вы узнаете, что качество соответствует ожиданиям ваших заинтересованных сторон.Что касается других результатов проекта, они также должны быть идентифицированы, и кто-то из команды должен нести ответственность за их успешное выполнение.

8. Создайте расписание проекта

График проекта – это то, на чем все держится. Все зависит от времени, от ваших задач до вашего бюджета. Графики составляются путем сбора всех задач, необходимых для достижения вашего окончательного результата, и установки их на временной шкале проекта, которая заканчивается к вашему крайнему сроку. Это может привести к неуправляемой работе впереди, поэтому графики разбиты на фазы, обозначенные вехами, которые отмечают конец одной фазы проекта и начало следующей.

9. Назначьте задачи членам вашей команды

План установлен, но он все еще существует в абстрактном виде, пока вы не возьмете задачи из своего расписания и не начнете распределять их среди членов вашей команды. Их роли и обязанности должны быть четко определены, чтобы они знали, что делать. Затем, когда вы назначаете им задачи из своего плана, они должны быть четкими, с указаниями и любой сопутствующей документацией, которая потребуется им для выполнения задач.

10. Проведите анализ рисков

Каждый проект имеет определенный уровень риска.Существует несколько типов рисков, таких как, среди прочего, риск объема работ, технические риски и риск графика. Даже если ваш план проекта тщательный, внутренние и внешние факторы могут повлиять на время, стоимость и масштаб вашего проекта (тройное ограничение). Следовательно, вы должны рассматривать свое планирование как гибкое. Есть много способов подготовиться к риску, например, разработать план управления изменениями, но на данный момент самое важное, что нужно сделать, – это отслеживать ваш прогресс на всем этапе выполнения, используя отчеты о статусе проекта и / или программное обеспечение для планирования проекта для отслеживания рисков. .

11. Создайте план проекта

Как обсуждалось выше, план управления проектом – это документ, состоящий из нескольких элементов. Прежде чем мы перейдем к подробному объяснению каждого из них, важно понять, что вы должны включить их все, чтобы иметь надежный план проекта. Компоненты, которые вам понадобятся, могут отличаться в зависимости от вашего проекта, но в целом вам понадобятся следующие основные документы для создания плана управления проектом:

• Устав проекта
• График проекта
• Бюджет проекта
• Описание объема проекта
• План управления рисками
• План управления изменениями
• План управления затратами
• План управления ресурсами
• План управления заинтересованными сторонами

12.Сообщите о своем прогрессе

Ваша конечная цель – обеспечить успешный проект для заинтересованных сторон. Они вложили деньги и не будут удовлетворены, пока не будут смотреть отчеты о статусе проекта, чтобы отслеживать прогресс. Построив иерархическую структуру работ (WBS) на этапе планирования проекта, вы можете разбить проект для них, чтобы они понимали, как будет выполняться ваш план проекта. Информирование заинтересованных сторон важно для управления их ожиданиями и обеспечения их удовлетворения.Регулярные встречи, на которых вы представляете отчеты о проделанной работе, – отличный способ показать им, что все идет вперед, как запланировано, и обсудить любые вопросы или проблемы, которые могут у них возникнуть. В вашем плане управления заинтересованными сторонами будет указано, как вы будете вовлекать заинтересованные стороны в проект.

Как создать план проекта с помощью ProjectManager

Программное обеспечение для планирования проектов – это инструмент, который помогает планировать, организовывать и управлять графиком и ресурсами, необходимыми для завершения проекта. Руководитель проекта.com – это отмеченное наградами программное обеспечение для управления проектами, которое организует проекты от планирования до завершения. Подпишитесь на бесплатную 30-дневную пробную версию и следуйте инструкциям, чтобы составить подробный план проекта, охватывающий все детали.

1. Составьте список задач для плана

Задачи – это строительные блоки любого проекта, и начало любого плана – это определение всех задач, которые приводят к вашему окончательному результату.

Откройте инструмент, чтобы добавить свои задачи на диаграмму Ганта или в одно из других множественных представлений проекта.Вы можете импортировать список задач из любой электронной таблицы или использовать один из наших шаблонов для начала.

2. Добавление продолжительности и затрат к задачам

У каждой задачи есть примерная продолжительность, то есть время, необходимое для ее выполнения. Им также потребуется определенная сумма финансирования, которую необходимо собрать, чтобы сформулировать ваш план.

Добавьте даты начала и окончания для каждой задачи в диаграмме Ганта, и они заполнят временную шкалу проекта, чтобы вы могли видеть весь проект в одном месте.Также есть столбец для стоимости задачи.

3. Связать зависимые задачи

Задачи не всегда отделены друг от друга. Часто один не может начать или остановиться, пока другой не начнется или не остановится. Это называется зависимостью задач и должно быть отмечено в вашем плане.

Свяжите зависимые задачи, перетащив одну на другую. Пунктирная линия указывает на то, что они связаны, чтобы вы знали об этом и могли избежать узких мест в дальнейшем в проекте.

4. Установите вехи и исходный уровень

Веха указывает конец одной фазы и начало другой, что помогает с отслеживанием и моральным духом.Базовый план определяет ваш план, чтобы вы могли сравнить его с фактическим прогрессом.

На диаграмме Ганта есть фильтр, который автоматически устанавливает базовый уровень, поэтому вы можете использовать его для отслеживания вашего фактического прогресса в сравнении с планом. Базовую линию также можно заблокировать одним щелчком мыши.

5. Бортовая команда и назначение

Объединение команды и инструмента – вот как претворяется в жизнь план проекта. Чем проще и плавнее этот переход, тем быстрее вы приступите к работе над проектом.

Пригласите свою команду из программного обеспечения, и оно сгенерирует электронное письмо со ссылкой.Перейдя по этой ссылке, они окажутся в системе и получат доступ к инструментам, необходимым для управления своими задачами.

6. Мониторинг прогресса и отчет для заинтересованных сторон

Отслеживание вашего прогресса и последующее обновление информации о заинтересованных сторонах – это то, как вы не сбиваетесь с пути и управляете ожиданиями заинтересованных сторон.

Наблюдайте за прогрессом на нашей панели в реальном времени, которая вычисляет данные и отображает их по шести метрикам проекта. Отчеты можно фильтровать и публиковать для более глубокого изучения этих цифр.

7. При необходимости скорректировать план

Ни один план не остается неизменным на протяжении всего проекта. Что-то случается, и требуются перемены. Следовательно, возможность легко редактировать свой план является ключом к процессу планирования проекта.

Измените свой план на диаграмме Ганта простым перетаскиванием. Переместите старую дату на новую дату, и не только эта задача будет исправлена, но и все затронутые задачи также обновятся автоматически.

ProjectManager – это отмеченное наградами программное обеспечение, которое помогает менеджерам планировать и помогает группам организовываться.Диаграммы Ганта контролируют все аспекты вашего плана проекта, от планирования до назначения задач и даже отслеживания хода выполнения. Несколько представлений проекта обеспечивают прозрачность рабочего процесса и предоставляют каждому инструменты, необходимые для достижения наилучших результатов.

Готовы составить свой план? Попробуйте ProjectManager.com сегодня с помощью этой бесплатной 30-дневной пробной версии.

Менеджер проекта отвечает за составление плана проекта, и, хотя вы не можете составить весь контент самостоятельно, вы будете тем, кто нажимает клавиши, чтобы напечатать все это.Используйте шаблоны, чтобы сэкономить время. Загрузите наш бесплатный шаблон плана проекта и напишите свой план в два раза быстрее!

Какова цель плана управления проектом?

Цель плана управления проектом – служить руководством для этапов выполнения и контроля. План проекта предоставляет всю информацию, необходимую для фазы выполнения, такую ​​как цели проекта, задачи, объем работ, этапы, риски и ресурсы. Затем эта информация помогает менеджерам проектов отслеживать и контролировать ход проекта.

Вначале мы планируем сэкономить время позже. Хороший план проекта означает, что вам не нужно беспокоиться о том, появятся ли участники проекта в нужные даты, потому что вы запланировали их присутствие. Вам не нужно беспокоиться о том, как оплачивать эти счета – вы спланировали свой финансовый процесс. Вам не нужно беспокоиться о том, все ли согласны с тем, как выглядит качественный результат – вы уже спланировали, какие меры качества вы собираетесь использовать.

Хороший план проекта определяет процессы, которым должны следовать все, чтобы избежать многих головных болей в будущем.Например, если вы укажете, что оценки будут составляться экспертами в предметной области на основе их суждений, и это будет одобрено, впоследствии никто не сможет жаловаться на то, что они хотели, чтобы вы использовали другой метод оценки. Они знали о сделке с самого начала.

Планирование упрощает работу.

Планы проекта

также очень полезны для отслеживания прогресса. Вы можете вернуться к ним и проверить, что вы сказали, что собираетесь сделать и как, сравнивая это с тем, что вы делаете на самом деле.Это дает вам хорошую проверку реальности и позволяет при необходимости изменить курс, возвращая проект в нужное русло.

Инструменты, такие как информационные панели, могут помочь вам убедиться, что ваш проект идет по плану. ProjectManager.com имеет панель управления в реальном времени, которая автоматически обновляется при обновлении задач.

Элементы плана проекта

Уже обсужденный процесс планирования проекта – это лишь малая часть того, что является глубоким кладезем практик, созданных для управления вашим проектом.Они начинаются с диалога – общения с заинтересованными сторонами, командами и др.

Результатом этапа планирования является документ, называемый планом проекта. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) – Fifth Edition говорит, что план проекта состоит из множества вспомогательных планов. К ним относятся:

• Описание содержания проекта для определения всех задач и результатов, необходимых для завершения проекта
• План управления рисками для работы с рисками проекта, включая процессы регистрации и отслеживания рисков
• План управления изменениями для управления любыми изменениями, которые будут внесены в план проекта
• План управления затратами для управления затратами и элементами бюджета проекта, включая любые закупки или договоренности с поставщиками, которые могут у вас быть
• План управления ресурсами для управления материальными ресурсами, такими как оборудование и человеческие ресурсы в команде, как с точки зрения доступности, так и навыков
• План управления заинтересованными сторонами, определяющий, кто, когда и в каком формате будет получать сообщения о проекте
• План качества, определяющий целевые показатели качества для проекта

Это много документации.

На самом деле, вы редко представляете их как отдельные документы. Что вам нужно, так это план проекта, в котором рассказывается о важных элементах каждого из них. В любом случае нет смысла создавать большой документ, который точно описывает, как работает ваш бизнес. Если у вас уже есть структурированный процесс управления рисками, не теряйте время, записывая все это снова в план проекта.

Ваш план управления проектом должен включать достаточно информации, чтобы быть уверенным, что вы точно знаете, какие процессы и процедуры необходимо соблюдать, и кто должен быть вовлечен.Получите одобрение вашего плана проекта заинтересованными сторонами, спонсором проекта и вашей командой, чтобы не было никаких сюрпризов. Как объяснялось выше, диаграммы и методы планирования проекта, такие как диаграммы Ганта, CPM, WBS или PERT, могут помочь вам в создании плана проекта.

Сколько времени занимает этап планирования проекта?

Трудно ответить. Планирование высадки на Луну займет больше времени, чем новое приложение для знакомств.

Лучший способ оценить, сколько времени займет фаза планирования вашего проекта, – это посмотреть на аналогичные проекты, которые выполнялись раньше, и посмотреть, сколько времени потребовалось для их планирования.Также поговорите с менеджером проекта, если сможете, потому что он поймет, хватило ли этого времени или нет!

Легко увидеть, сколько времени заняли другие проекты, если у вас есть инструмент управления проектами, который архивирует ваши старые расписания проектов и делает данные доступными для всех, кто в них нуждается. Затем вы можете искать похожие проекты и подробно изучать их графики.

Методы процесса планирования проекта

План проекта – это разработка того, что делать и как это делать, поэтому вам нужно привлечь много людей.Есть несколько хороших инструментов и методов для получения информации от других людей, в том числе:

• Мастерские
• Индивидуальные встречи или интервью
• Опросы или фокус-группы клиентов для сбора и проверки требований.

Вам также следует вооружиться инструментом управления задачами, например списком или доской канбан. Они невероятно полезны для записи важных вещей, которые должны быть в вашем плане проекта. Программное обеспечение Kanban Board может помочь структурировать ваш план, записав ключевые заголовки и затем перемещая их по мере необходимости, пока вы не получите поток, который выглядит правильно.

Наконец, вам понадобится онлайн-система управления проектами, в которой будет храниться ваш план управления проектами. Убедитесь, что у всех в команде есть доступ к последней версии плана проекта.

Как управлять планом проекта

План вашего проекта – это не высеченный на камне документ. Вы должны возвращаться к нему и вносить в него изменения так часто, как вам нужно. Его части, такие как расписание вашего проекта, будут меняться почти ежедневно. Другие части, такие как планы закупок и процессы управления затратами, вообще не изменятся в течение всего срока реализации вашего проекта.

Важно помнить, что если ваш план управления проектом не работает для вас, подумайте, что вы можете сделать, чтобы его изменить. Он нужен для руководства вашим проектом, а не для ограничения ваших поступков. Если вам нужно проверить, как вы управляете ресурсами проекта, вернитесь и просмотрите его. Внесите необходимые изменения, снова утвердите план и поделитесь им с командой.

Как составить план проекта, когда у вас нет ответов на все

Да, такое бывает – в большинстве случаев! Редко бывает иметь всю информацию в начале проекта.Большинство менеджеров хотят, чтобы вы погрузились в процесс и приступили к работе, но, возможно, вы не сможете позволить себе роскошь знать все детали.

Ничего страшного; у нас есть методы, которые помогут справиться с неопределенностью.

Во-первых, это предположение проекта. Вы используете их, чтобы сделать оговорки в своем плане и задокументировать то, что вы считаете правдой на данный момент. Например:

• Предполагаем, что ресурсы будут доступны.
• Мы предполагаем, что необходимое финансирование имеется.
• Мы предполагаем, что запрошенные цвета будут соответствовать бренду компании и что маркетинговое подтверждение не требуется.

Вы понимаете. Затем, если команда дизайнеров вернется и скажет, что они хотят, чтобы продукт представлял собой совершенно новую палитру цветов и что Маркетинг должен это одобрить, вы вправе сказать, что вам придется изменить временные рамки в расписании, чтобы сделать это возможно.

Вы спланировали, основываясь на предположении (с которым все согласились, потому что документ утвержден), и это предположение оказалось неверным.

Следующие шаги для планирования проекта

Самое важное, что нужно запомнить, – не торопить процесс планирования проекта.При правильном выполнении планирование проекта требует времени. И стоит делать это правильно, потому что, если вы этого не сделаете, мы гарантируем, что вы столкнетесь с проблемами позже, поскольку люди не поймут, что они должны делать и почему.

Хорошее планирование ведет к успеху. Это дает вам уверенность в том, что у вас есть все процессы, инструменты и системы, необходимые для достижения идеального результата.

Теперь, когда вы узнали все о планировании проектов, пора действовать. Подпишитесь на бесплатную 30-дневную пробную версию ProjectManager.com и начните планировать свой проект уже сегодня!

Начать бесплатную пробную версию

Полное руководство (с примерами)

Что такое график проекта?

График проекта – это расписание, в котором задачи, ресурсы и сроки упорядочиваются в идеальной последовательности, чтобы проект мог быть завершен вовремя. . График проекта создается на этапе планирования и включает в себя следующее:

• График проекта с датами начала, окончания и контрольными точками
• Работы, необходимые для выполнения результатов проекта
• Затраты, ресурсы и зависимости, связанные с каждой задачей
• Члены команды, ответственные за каждую задачу

Расписания проектов создаются и отслеживаются с помощью программного обеспечения для планирования проектов, которое имеет ключевые функции, позволяющие менеджерам проектов отслеживать ход выполнения задач, ресурсов и затрат в режиме реального времени.Они также могут назначать работу, связывать зависимые задачи, просматривать информационные панели, распределять ресурсы и многое другое.

Например, на сайте

ProjectManager.com есть онлайн-диаграммы Ганта для планирования задач и ресурсов, а также функции управления командой и инструменты отчетности для комплексной платформы управления проектами.

Составьте график проекта за считанные минуты с помощью ProjectManager.com – узнайте больше.

Что входит в график проекта?

Расписания проекта создаются на этапе планирования проекта и имеют решающее значение для создания плана проекта, в котором определены план графика, базовый план графика, результаты и требования.График проекта разработан, чтобы направлять команду проекта на протяжении всего этапа выполнения проекта.

Затем, на этапе выполнения, базовый план графика сравнивается с фактическим ходом выполнения проекта. В состав расписания проекта входят:

1. Отчетность
2. Задачи
3. Даты начала и окончания задачи
4. Зависимости задач
5. Календарь проекта
6. Пакеты работ
7. Срок выполнения задачи и график проекта
8. Бюджеты
9. Доступность ресурсов
10. График анализа рисков

Этапы графика проекта

При создании расписания вы можете использовать шаблон расписания проекта, который предлагает примеры расписания проекта и электронную таблицу расписания проекта бесплатно.Но шаблон может увести вас далеко. График проекта – это не просто стандартное расписание, которое работает для каждого проекта: в процессе планирования задействованы различные методы планирования проектов и инструменты управления проектами. Кроме того, у каждого проекта есть разные ресурсы, расписания, аспекты объема работ и другие уникальные переменные, которые необходимо учитывать в плане управления расписанием.

Использование программного обеспечения для управления проектами позволяет интегрировать расписание в другие инструменты управления проектами, такие как диаграммы Ганта, информационные панели и отчеты для отслеживания прогресса, а также доски канбан для управления рабочими процессами.Какой бы путь вы ни выбрали, это шагов для создания графика проекта :

1. Создайте план расписания для вашего проекта
2. Определите, кто имеет полномочия над графиком
3. Определите даты начала и окончания для деятельности и задач проекта
4. Выяснить зависимости задач
5. Последовательность действий и задач в хронологическом порядке для создания календаря проекта
6. Оценить необходимые ресурсы и доступность ресурсов
7. Определить продолжительность мероприятий и задач
8. Построить график проекта
9. Мониторинг и контроль на протяжении жизненного цикла проекта

Каковы методы планирования проекта?

Как можно более точная оценка продолжительности задач проекта является ключом к созданию реалистичного расписания.Для этого необходимо использовать различные методы планирования проекта.

Руководители проектов могут проводить собеседования со своей командой и другими заинтересованными сторонами, чтобы узнать, сколько времени могут занять определенные задачи, и могут ссылаться на исторические данные из аналогичных прошлых проектов.

Кроме того, менеджеры проектов могут использовать методы планирования проектов, чтобы повысить точность своих оценок времени и минимизировать риски, связанные с расписанием. Метод критического пути (CPM) – это уравнение, которое показывает максимально возможный срок реализации проекта.Методика оценки и анализа программ (PERT) также визуализирует поток задач для более точной оценки, но также показывает зависимости задач.

Руководители проектов также будут использовать методы сжатия расписания, такие как сбой расписания и быстрое отслеживание, которые могут сократить продолжительность расписания, не влияя на объем проекта. Моделирование, эвристика выравнивания ресурсов, создание списка задач, использование календаря проекта и использование диаграммы Ганта – все это другие инструменты, которые могут помочь с оценкой, сбором и отслеживанием задач проекта.

Иерархическая структура работ (WBS) показывает, сколько задач и результатов нужно достичь, чтобы получить окончательный результат. Это сетевая диаграмма, на которой цель вашего проекта находится наверху, а под ней – «ветви», которые показывают все шаги, необходимые для ее достижения. Этот инструмент гарантирует, что вы ничего не упустите при составлении расписания. Рабочий график – это еще один метод, который позволяет вам разбить объем проекта и определить все задачи, действия, результаты и вехи.

Независимо от того, какие методы планирования вы предпочитаете, вам нужен инструмент, способный их одинаково приспособить.Диаграммы Ганта ProjectManager позволяют создавать временные рамки, применять иерархическую структуру работ и автоматически рассчитывать критический путь. Вам нужно уменьшить белый шум и просмотреть конкретную информацию? Отфильтруйте именно то, что вы хотите видеть, будь то незавершенные задачи, просроченные задачи, задачи, назначенные определенным членам команды, или что-то еще, что вам нравится.

Быстро находите нужную информацию и соблюдайте график с помощью ProjectManager— Попробовать бесплатно.

Как составить график проекта: подробно

Планирование проекта происходит на этапе планирования жизненного цикла проекта.Когда вы начинаете составлять график своего проекта, вы должны задать себе четыре вещи, с которых нужно начать:

1. Что нужно сделать?
2. Когда это будет сделано?
3. Кто это будет делать?
4. Где это будет делать?

Ответы на эти четыре вопроса существенно повлияют на график вашего проекта в дальнейшем, поскольку вы будете использовать эту информацию для планирования дат начала и окончания, связывания действий, установки продолжительности, создания контрольных точек и управления ресурсами.

Выполните следующие действия, чтобы создать собственное расписание проекта!

1. Создайте объем проекта

Описание содержания проекта создается во время первоначального планирования. Это документ, содержащий конкретные цели, результаты, характеристики, бюджет и т. Д. Вашего проекта. Здесь перечислены все задачи, необходимые для успешного завершения проекта (что требует понимания требований заинтересованных сторон).

Будьте внимательны при составлении списка задач, вы не хотите ничего упускать.Используя иерархическую структуру работ (WBS), вы можете организовать эти действия и разложить их в порядке выполнения. Понимание зависимостей задач и их последовательности очень важно для управления расписанием.

2. Установите последовательность задач

Задачи – это небольшие задания, которые приводят к окончательному результату, и очень важно наметить последовательность этих задач, прежде чем углубляться в них. Часто задача будет зависеть от другой, чтобы начать или закончить. Вы же не хотите закончить задачу на полпути, прежде чем поймете, что не можете ее выполнить из-за зависающих целей.

3. Групповые задачи

После того, как вы собрали свои задачи и разместили их в надлежащем порядке, вы должны воспользоваться возможностью разделить задачи по важности. Вам нужно знать, что критично для проекта и должно быть выполнено в первую очередь, а какие менее важные можно сделать, если будет время. Вы можете использовать матрицу приоритетов, чтобы облегчить этот процесс.

Затем разбейте свои задачи на этапы, относящиеся к пяти фазам проекта – запуск, планирование, выполнение, мониторинг и закрытие.Организация задач с помощью контрольных точек упрощает отслеживание прогресса и дает вашим командам чувство выполненного долга, что повышает моральный дух и продуктивность.

4. Связывание зависимостей задач

Некоторые задачи можно выполнять одновременно, но некоторые задачи зависят от начала или завершения других, прежде чем они смогут начаться или закончиться. Эти зависимости задач должны быть указаны в вашем расписании, чтобы вы знали о них, иначе вы рискуете создать узкие места и заблокировать свою команду.

5. Найдите критический путь

Критический путь – это метод планирования задач в проекте для поиска тех, которые имеют решающее значение для успеха проекта.Это позволяет вам делать разумный выбор задач, которые можно игнорировать, если время и затраты станут ограниченными. Этот метод обычно используется для анализа рисков расписания. Программа, которая может найти для вас критический путь, может значительно упростить этот шаг.

6. Назначьте ресурсы

Управление ресурсами и планирование проекта тесно связаны. Каждая задача в вашем расписании должна иметь соответствующие ресурсы и затраты, связанные с ее выполнением. Задачи не выполняются сами по себе, и без сопоставления доступности ресурсов для каждой задачи вы рискуете сильно превысить бюджет.Располагая ресурсами, прикрепленными к задачам, вы можете более точно планировать время своей команды и сбалансировать ее рабочую нагрузку.

Как управлять графиком вашего проекта во время выполнения

После того, как вы собрали все части своего расписания, последнее, что вам нужно сделать, это вручную вставить его в статический документ, такой как таблицы Google или электронная таблица Microsoft Excel. Программное обеспечение для управления проектами может автоматизировать за вас большую часть процесса.

На рынке есть инструменты планирования проектов, которые отлично подходят для простых задач планирования, но когда вы возглавляете проект, большой или маленький, вам нужен инструмент, который может адаптироваться к множеству задач планирования, которые вам понадобятся. отслеживать.Посмотрите видео ниже, чтобы узнать, как программное обеспечение для планирования может помочь вам привести ваш проект к успешному завершению, или продолжайте читать наше полное пошаговое руководство.

Что такое инструменты планирования проектов?

Инструменты планирования проектов используются, чтобы помочь менеджерам организовать и выполнить задачи и ресурсы своего проекта в рамках заданного бюджета. Предлагаемое программное обеспечение варьируется от элементарного до сложного и предоставляет пользователям широкий спектр функций, облегчающих планирование их проектов.

Программное обеспечение, предназначенное для планирования проекта, может помочь в большей роли планирования и оценки продолжительности каждой задачи. Помимо планирования, программное обеспечение также может включать в себя инструменты для управления затратами, бюджетом, распределением ресурсов, совместной работой, коммуникацией и отчетностью.

Преимущества инструментов онлайн-планирования

Использование программного обеспечения для онлайн-планирования означает, что менеджеры проектов могут принимать решения по управлению временем и ресурсами на основе данных. Когда они видят, что есть узкое место или какой-то блок, который мешает членам команды продвигаться вперед по своим задачам, они могут быстро перераспределить ресурсы и поддерживать проект в рабочем состоянии.

Менеджеры и команды могут лучше работать вместе с правильным программным обеспечением для онлайн-планирования и управлять ресурсами и бюджетами, чтобы проект работал бесперебойно. Это большие преимущества, но не единственные при использовании программного обеспечения для онлайн-планирования. Вот другие:

• Постройте детальные планы для ваших проектов
• Просматривайте всю свою работу в списках задач и календарях проектов
• Получать обновления статуса для заинтересованных сторон
• Создавайте списки задач для себя и своих команд
• Управляйте датами начала и окончания ваших задач
• Управление рабочей нагрузкой и перераспределение работы
• Монитор производительности в реальном времени
• Редактировать с планированием перетаскивания

.